Was tun bei unbezahlten Rechnungen?

1. Februar 2019

Du hast deine Dienstleistung erbracht und damit deinen Teil des Auftrags erfüllt. Nun liegt es am Auftraggeber, seinen Teil zu leisten und die Zahlung zu tätigen. Wenn jedoch auch nach zwei Wochen die Rechnung nicht beglichen wurde, stellt sich Unbehagen ein: Der Kunde kommt seiner Zahlungspflicht nicht nach. Ob mutwillig oder nicht – für kleine und mittelständische Betriebe sowie Selbstständige können Auftraggeber mit schlechter Zahlungsmoral schnell zum Verhängnis werden. Dennoch scheuen vor allem viele Handwerksunternehmen die Konfrontation mit dem zahlungsunwilligen Kunden. Du befürchtest, den Kunden zu verprellen und übst dich in Geduld.

 

Wir empfehlen: Warte auf keinen Fall tatenlos auf die Bezahlung der Rechnung. Ihnen stehen nicht ohne Grund rechtliche Wege offen, die Zahlung beim Auftraggeber einzufordern. Gehe dabei zielgerichtet, jedoch freundlich vor. Schließlich kann es viele Gründe für die Zahlungsversäumnis geben: Vielleicht ist die Rechnung gar nicht angekommen, der Kunde erkrankt oder nur vergesslich. In den schlimmsten Fällen zahlt der Auftraggeber vorsätzlich nicht oder kann die Rechnung aus finanziellen Gründen nicht bezahlen. Sollte in den genannten Fällen der Auftraggeber den Vertragspartner vorsätzlich über die eigene Zahlungsfähigkeit oder -willigkeit getäuscht haben, ist das Verhalten sogar strafbar.

Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, wie du mit einem Kunden umgehst, der seine Rechnung nicht bezahlt, welche Schritte du beachten solltest und was du tun kannst, um solche unangenehme Situationen überhaupt zu vermeiden.

1. Welche Fristen gelten beim Bezahlen auf Rechnung?

Das Gesetz schreibt Unternehmern nicht vor, welche Zahlungsfrist du mit deinem Auftraggebern und Kunden vereinbaren musst. Der gesetzlichen Zahlungsfrist von 30 Tagen können Handwerksbetriebe zwar folgen, doch können sie auch ganz individuelle Zahlungsziele festsetzen. Verbreitet sind 14 Tage, aber auch kürzere oder längere Zahlungsfristen dürfen problemlos vorgeben werden. Die Frist wird als Teil der Zahlungsbedingungen auf der ausgestellten Rechnung angegeben.

Wenn Kunden auf Rechnung bezahlen, beginnt die Zahlungsfrist mit dem Erhalt der Ware, der für Gewöhnlich die Rechnung beiliegt.
Übrigens: Wenn auf einer Rechnung gar keine Frist steht, ist das Geld laut Bürgerlichem Gesetzbuch eigentlich sofort fällig. Der Gesetzgeber zeigt sich jedoch tolerant und räumt dem Leistungsempfänger eine Verlängerung von grundsätzlich 30 Tage ein.

2. Wie vorgehen, wenn Rechnung nicht bezahlt wird?

Nach 30 Tagen ist immer noch kein Geld eingegangen? Dann ist höchste Zeit, den Kunden über seinen Zahlungsverzug zu informieren sowie ihn an seine Zahlungspflicht zu erinnern. Eine Mahnung ist dabei streng genommen nur bei Privatkunden notwendig. Bei Geschäftskunden und öffentlichen Auftraggebern tritt der Verzug automatisch nach 30 Tagen nach Rechnungserhalt ein.

Wie du auf Zahlungsverzögerungen professionell reagierst haben wir für dich in drei Schritten, inklusive Beispiele für Mahntexte, zusammengefasst:

2.1 Zahlungserinnerung: Kunden sympathisch erinnern

Manchmal hat der Kunde es einfach aus Versehen versäumt, die Rechnung zu bezahlen, manchmal ist das Geld auch in allerletzter überwiesen worden, nur noch nicht beim Handwerksbetrieb eingegangen. Bei solchen und vielen anderen Fällen steckt keine böse Absicht hinter dem Nicht-Bezahlen der Rechnung, sodass Kunden bei der ersten Erinnerung meist sofort reagieren und ihrer Zahlungspflicht nachkommen. Es ist deshalb ratsam, bei der ersten Erinnerung nicht gleich den harten Ton anzuschlagen.

Rufe den Kunden einfach mal an und bringe die Rechnung mit einer freundlichen Art ins Gedächtnis. So verprellst du mit Sicherheit keine Neu- oder Stammkunden. Auch ein höfliches Schreiben am Ende der Bezahlfrist reicht bei den meisten Kunden aus, um eine kurzfristige Zahlung zu erwirken. Formuliere ein sympathisches und kundenorientiertes Schreiben. Präsentiere dich als verständigen und professionellen Geschäftspartner. So kannst du Hemmschwellen abbauen und langfristig von sich und deinem Unternehmen überzeugen.

Folgende Formulierungen sind geeignet:

  • „Möglicherweise haben Sie unsere Rechnung übersehen.“
  • „Sicher haben Sie übersehen, Ihre Rechnung zu begleichen.“
  • „Vermutlich haben Sie vergessen, die Rechnung zu begleichen.“
  • „Das kann jedem mal passieren.“

2.2 Nenne das Zahlungsziel

Mit der Zahlungserinnerung solltest du deinem Kunden auch ein Zahlungsziel nennen, also eine Frist bis wann die Rechnung spätestens bezahlt werden sollte. Hierfür gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Du kannst das Geld sofort, zu einem bestimmten Datum oder innerhalb der nächsten 30 Tage verlangen. Verbreitet ist eine neuerliche Zahlungsfrist von zehn Tagen. Eine geeignete Formulierung wäre: „Bitte zahlen Sie den ausstehenden Betrag bis zum … “ Hilfreich ist es außerdem, eine Kopie mit der ursprünglichen Rechnung beizufügen, falls der Brief oder die Email tatsächlich verschwunden ist.

2.3 Mahnung: Neue Frist setzen und Schritte dokumentieren

Dein Kunde zahlt nicht? Trete nun mit einer gewissen Bestimmtheit auf. Falls du bislang noch nicht schriftlich gemahnt hast, solltest du jetzt in jedem Fall ein sogenanntes kaufmännisches Mahnschreiben aufsetzen. In dieser Mahnung setzt du dem Leistungsempfänger eine neue Frist und weißt ihn bereits auf die Schritte hin, die bei einer Nichtzahlung folgen würden.

Wichtig: Du musst nun keine langen Fristen mehr gewähren, mindestens drei Tage für die Überweisung solltest du allerdings einplanen.
Um den Überblick zu behalten, ist es sinnvoll, nun auch ein Mahnprotokoll zu erstellen. Hier werden alle relevanten Schritte von der Beauftragung bis zur Rechnungstellung über die Zahlungserinnerung tabellarisch aufgelistet. Gerade wenn du mehrere Kunden mit Zahlungsverzögerungen hast, ist eine solche Dokumentation hilfreich.
Das Mahnprotokoll kannst du dem Mahnschreiben beifügen. Du solltest jedoch darauf achten, keinen unnötigen Druck aufzubauen. Hierbei gilt: So viel wie nötig, so wenig wie möglich.

2.4 Rechnung nicht bezahlt: Anwalt einschalten?

Trotz Zahlungserinnerung und Mahnung wurde die Rechnung immer noch nicht ausgeglichen? In diesem Fall solltest du davon ausgehen, dass dein Kunde die Rechnung entweder nicht zahlen kann oder will. Du hast nun verschiedene Möglichkeiten, darauf zu reagieren.

Ratenzahlung

Generell ist es sinnvoll, den Konflikt so lange wie möglich außergerichtlich zu klären. Eine gütliche Einigung mit dem Kunden nutzt deinem Ruf mehr als ein langer Rechtsstreit. Es kommt vor, dass dein Kunde tatsächlich nicht zahlen kann. Hat er Zahlungsschwierigkeiten, würde es wenig nützen, ihn mit weiteren Fristen oder einem gerichtlichen Verfahren unter Druck zu setzen. Du würdest in diesem Fall nur verlieren. Gehe stattdessen proaktiv auf den Kunden zu und biete ihm eine Ratenzahlung an.

Lässt sich der Rechtsweg nicht vermeiden, leite das gerichtliche Mahnverfahren ein. Dein Anwalt setzt dafür ein entsprechendes Mahnschreiben mit einer letzten Zahlungsfrist auf. Kommt der Kunde seiner Zahlung dennoch nicht nach, kann ein Gerichtsverfahren eingeleitet werden. Dann kommt es darauf an, ob dein Kunde seine Zahlungsunfähigkeit wissentlich verschleiert hat als er deine Dienstleistung in Anspruch genommen hat. Dann liegt möglicherweise der Tatbestand der Täuschung bzw. des Betrugs vor, der strafrechtliche Folgen haben kann.

Inkasso

Anstelle des gerichtlichen Weges kannst du auch ein Inkassobüro beauftragen. Ein Inkassounternehmen kümmert sich um die Abwicklung der Zahlung und erhält dafür – je nach Gegenstandswert – einen bestimmten Anteil vom Gesamtwert der Forderungssumme. Inkassobüros verfolgen unterschiedliche Arbeitsweisen. Manche Büros übernehmen das Eintreiben der offenen Beträge in deinem Namen. Andere Büros kaufen offene Forderungen und treiben das Geld im eigenen Namen beim Schuldner ein. Vorteil: Du erhälst das ausstehende Geld sofort, ohne unbezahlten Rechnungen viel Zeit zu opfern. Nachteil: Häufig bezahlen Inkassounternehmen nur etwa 50 Prozent der eigentlichen Forderungen.

Wer ein Inkassobüro einschalten möchte, sollte sich genaustens mit den AGBs auseinandersetzen. Über Online-Serviceseiten wie inkassogebuehren-rechner.de kannst du dir mit einem Klick den Betrag errechnen lassen, den ein Inkassobüro maximal für deinen Forderungsbetrag berechnen darf. Bei deinen zuständigen Handwerkskammern erhälst du Informationen zu seriösen Inkassobüros in deiner Umgebung.

Auf keinen Fall: Auf sich beruhen lassen!

Viele Personen gehen nicht gern auf Konfrontation oder haben keine Zeit, sich langfristig mit dem Begleichen nicht-bezahlter Rechnungen zu beschäftigen. Es einfach auf sich beruhen zu lassen, ist jedoch keine gute Idee. Es zeugt nicht von Professionalität, könnte sich rumsprechen und deinen Ruf schädigen. Hast du es mit einem Kunden zu tun, der zahlen kann, aber nicht zahlen will, solltest du ihn so oft wie möglich kontaktieren. Überschütte den Schuldner mit Briefen, Emails und Telefonanrufen. Viele zahlungsunwillige Kunden werden unter dem Druck mürbe und begleichen deine Rechnungen.

Beachten Sie: Rechnungen verjähren!

Normalerweise verjähren finanzielle Ansprüche nach drei Jahren (§ 214 des Bürgerlichen Gesetzbuches). Im Falle einer Rechnung beginnt die Verjährungsfrist mit dem Abschluss des Jahres, in dem die Rechnung gestellt wurde. Sind die drei Jahre abgelaufen kann der Schuldner die Zahlung berechtigt verweigern.

3. Mit diesen Maßnahmen beugst du Zahlungsverzögerungen vor

Damit es gar nicht erst so weit kommt, dass du auf offenen Rechnungen sitzen bleibst, kannst du bereits im Vorfeld mit ein paar einfachen Maßnahmen sorgen. Mache von vornherein klar, dass dir eine professionelle Zahlungsabwicklung wichtig ist und treffe mit deinem Kunden klare Vereinbarungen zu den Zahlungskonditionen. Halte die Vereinbarungen zur Zahlung schriftlich in einer Auftragsbestätigung fest, die du auch dem Kunden zukommen lässt. Weitere Maßnahmen im Überblick:

3.1 Anzahlung vereinbaren

Wenn du für deinen Auftrag in Vorleistung gehst, solltest du mit deinem Kunden eine Anzahlung vereinbaren. Sie wird direkt bei Vertragsabschluss fällig, zum Beispiel in Höhe von 30 Prozent der Gesamtsumme. Vor allem bei höheren Beträgen empfehlen wir das Verlangen einer Anzahlung. Wer bereit ist, eine solche Anzahlung zu leisten, ist höchstwahrscheinlich auch bereit, die Restsumme zu begleichen. Die Zahlung der Restsumme kann in Raten erfolgen, die zu bestimmten Fristen fällig werden.

3.2 Rechnung unmittelbar nach der Auftragserfüllung stellen

Wer seine Rechnung unmittelbar nach der Vertragserfüllung verschickt, macht deutlich, dass der eigene Teil der Vereinbarung geleistet und nun der Vertragspartner an der Reihe ist. Wer sich hingegen lange Zeit lässt, erweckt den Eindruck, es mit Geldsachen nicht so genau zu nehmen. Zudem können die vereinbarten Konditionen gerne mal in Vergessenheit geraten. Ein zusätzliches Vorabversenden der Rechnung per Email kann zur Klärung eventuell auftretender Unstimmigkeiten beitragen und ist eine zusätzliche, freundliche Erinnerung an die zu leistende Zahlung.

3.3 Einzugsermächtigung ausstellen lassen

Mit einer Einzugsermächtigung bist du auf der sicheren Seite. Außerdem stellt Geldeinzug für Kunden eine bequeme und sichere Zahlmethode dar. Lass dir die Einwilligung deines Kunden zum Einzug des Rechnungsbetrags von seinem Konto auf jeden Fall schriftlich bestätigen. So werden spätere Unstimmigkeiten ausgeschlossen.

3.4 Prozente für Schnellzahler anbieten

Schaffe Anreize für schnelles Bezahlen. Biete zum Beispiel zwei Prozent Skonto von der Gesamtsumme an, wenn Kunden innerhalb von drei Tagen das ausstehende Geld überweisen.

4. Im Vorfeld die Zahlungsmoral der Kunden überprüfen

Insbesondere wenn Großaufträge locken, lohnt es sich noch vor der Auftragsannahme die Zahlungsmoral von Neukunden zu überprüfen. Hier bieten sich folgende Möglichkeiten an:

  • Tausche dich mit anderen Unternehmen aus, die mit dem Kunden bereits Geschäfte getätigt haben. Kommt der Kunde beispielsweise über eine Handwerkerbörse im Internet zu dir, kannst du sehen, mit welchen anderen Firmen er bereits im Kontakt stand.

 

  • Prüfe die Finanzkraft deiner Neukunden bei Bonitätsprüfern. Entsprechende Anbieter wie zum Beispiel Bürgel Wirtschaftsinformationen geben dir Bonitätsauskünfte zu Firmen und Privatkunden. Für eine Überprüfung solltest du mit mindestens 0,60 bzw. 1,60 Euro bei Firmenkunden rechnen. Falls du nur ab und zu eine Abfrage vornehmen, sind die Preise entsprechend höher. Für diesen Preis liefert Ihnen die Anbieter einen sogenannten Scorewert. Dieser gibt an, wie vertrauenswürdig der Kunde ist. Um mit Kunden, die schlechte Werte aufweisen, dennoch ins Geschäft zu kommen, biete ihm Vorkasse oder Anzahlung und Ratenzahlung als Zahlungsmethode an.

HAND-DRAUF-Redaktion

Von Werkzeug bis Unternehmensführung: Mit unseren Ratgebern wollen wir Handwerkern Antworten auf viele Fragen geben.

Mehr zum Thema

0 Kommentare

Copy link
Powered by Social Snap