E-Rechnung: Seit November 2020 Pflicht

Wer für öffentliche Auftraggeber des Bundes arbeitet, muss ab November E-Rechnungen stellen. Länder und Kommunen werden voraussichtlich ab Frühjahr oder Sommer 2021 konsequent auf E-Rechnungen bestehen. Wird jetzt alles noch komplizierter? Was du über das Thema E-Rechnung wissen musst, erfährst du in diesem Überblicksartikel.

Arrivederci, Papierberge und Aktenordner! Die Tage dicker Rechnungsstapel sind ab Ende des Jahres 2020 endgültig gezählt. Denn: Bisher konntest du als Unternehmer oder dein Betrieb selber entscheiden, ob du Papier- oder E-Rechnungen an Behörden und öffentliche Träger schreibst. Das ändert sich jetzt. Große Baufirmen sind genau wie einzelne selbständige Handwerker*innen ab sofort verpflichtet, elektronische Rechnungen zu verschicken – ganz egal, ob sie beispielsweise der Bundespolizei oder der Gesetzlichen Rentenversicherung zuarbeiten.

Die E-Rechnung: Was versteht man darunter?

Vereinfacht gesagt: Als elektronische Rechnungen bezeichnet man die Rechnungen, die du in aller Regel per E-Mail an deine Kundinnen und Kunden verschickst. Okay, also klassische Papierrechnungen einscannen und fertig? Ganz so einfach ist es nicht, denn es steckt weit mehr dahinter.

Ein echtes E-Invoicing erfüllt strenge Kriterien: Es muss auf mehreren Ebenen auslesbar sein – als Text vor den Augen des Rechnungsempfängers sowie durch integrierte Codes, die auch Computer verstehen. Noch deutlicher gesagt: Ein Screenshot oder Bild eines Papierdokuments ist zu wenig. Darin fehlen die strukturierten Daten. Die Europäische Union hat sich hierzu viele Jahre einen Kopf gemacht – und erlässt deshalb umfangreiche Vorgaben zu neuerlichen E-Rechnungen.

E-Rechnungsgesetz bildet die Grundlage

Wo kein Regelwerk, da keine einheitliche Ordnung. So denkt der Gesetzgeber, logisch. Mit Beschluss der Europäischen Richtlinie 204/55/EU im April 2014 hat man das Empfangen und Weiterleiten von Rechnungen an den Öffentlichen Dienst genau festgelegt. Seit November 2018 gilt das ganz konkret für die deutschen Bundesministerien und Verfassungsorgane. Der nächste Schritt war das konsequente Einführen elektronischer Rechnungsformate in der gesamten deutschen Bundesverwaltung. Das ging immer so weiter. Seit April 2020 dürfen auch öffentliche Institutionen in den Ländern und Kommunen nur noch mit den E-Dokumenten hantieren.

Jetzt wirst du dich fragen: Was heißt das für mich konkret? Es bedeutet, dass die Rechnungen für öffentliche Träger in bestimmten, klar festgelegten Dateiformaten zu übermitteln sind. Sie hören auf Namen wie XRechnung, EDI oder XML – das sind die sogenannten strukturierten Rechnungsformate. Und dann gibt es noch sogenannte hybride Dateiformate, die zusätzlich eine Bilddatei im PDF/A-Format oder ZUGFeRD-Format enthalten. Schauen wir uns die wichtigsten Begriffe genauer an …

Mini-Lexikon: Die wichtigsten Abkürzungen zur E-Rechnung

• Ein zentraler Begriff lautet FeRD, kurz für Forum elektronische Rechnung Deutschland. Im Jahr 2010 hat man es gemeinsam mit Bundesministerien, Ländern und Wirtschaftsverbänden ins Leben gerufen. Es stellt die Vorstufe zu ZUGFeRD dar.
• Ein besonders wichtiges Datei- und Rechnungsformat bezeichnet man ZUGFeRD. Es ist die Kurzform für Zentraler USER Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Dieses praktische Einheitsformat speziell für E-Rechnungen wurde unter anderem mit DATEV und vielen Ministerien sowie Institutionen des Bundes entwickelt.
• Neben ZUGFeRD gibt es ein wichtiges zweites Format namens XRechnung. Der Clou an seiner Dateistruktur: Als Rechnungsstandard sind die Rechnungsinhalte aus XRechnung strukturiert aufbereitet und bieten einen maschinenlesbaren XML-Datensatz. In der Bundesrepublik Deutschland ist die XRechnung maßgeblich für die Umsetzung der oben schon erwähnten EU-Richtlinie 2014/55.

Zeitliche Fristen: Wann muss ich final umstellen?

Im letzten Schritt kommt jetzt die Lieferantenverpflichtung ins Spiel: Der Stichtag für dich ist der 27. November 2020. Wenn du mit Behörden oder öffentlichen Institutionen arbeitest, darfst du ab diesem Tag nur noch formell korrekte E-Rechnungen ausstellen und abschicken. Der Grund? Ab diesem Tag nehmen die Einrichtungen nur noch elektronische Rechnungen an. Eine Ausnahme bilden Direktaufträge im Umfang bis maximal 1000 Euro. Doch welches Format ist jetzt das richtige für deine tägliche Arbeit in der Buchhaltung?

XRechnung und ZUGFeRD: Welches Format wofür?

Im direkten Austausch von Rechnungen mit öffentlichen Auftraggebern wurde das XRechnung-Format fest etabliert. Es stellt somit den wesentlichen Standard in der Finanzkommunikation zwischen dir bzw. deinem Handwerksbetrieb und der Behörde dar. Es ist ganz konkret für diesen Rechnungsweg vorgesehen bzw. darauf ausgelegt.

Erweiterte Funktionen bietet dir das ZUGFeRD-Format. Du kannst es in großem Stil und recht universell einsetzen. Das gilt in kleinen Start-ups oder Schwergewichten der freien Wirtschaft genauso wie im Öffentlichen Dienst. Mehr noch: Es ist ein weltweiter Standard und deshalb wirklich über alle Landesgrenzen hinweg kompatibel. ZUGFeRD ermöglicht das Anlegen hybrider und strukturierter Rechnungsformate, die maschinell lesbar sind. Das lässt zugleich eine automatisierte Weiterverarbeitung zu, auch in einer PDF-Variante. Das Format ist also enorm praktisch!

So vermittelst du E-Rechnungen an Behörden

Hast du schon mal von der Zentralen Rechnungseingangsplattform, auch als ZRE bekannt, gehört? Dort lädst du alle Rechnungsdateien hoch, die du an Bundesbehörden senden möchtest. Unterschieden wird das Ganze wiederum zu E-Rechnungen an Häuser der mittelbaren Bundesverwaltung. Dafür steht eigens die Plattform OZG-RE zur Verfügung. Lege dir, falls benötigt, dort einen Account an und lassen den Empfängern die E-Dokumente zukommen – ganz so, wie es dir am besten passt:

• Webservice via Peppol
• Weberfassung
• E-Mail
• DE-Mail (soweit möglich)
• Upload

Anforderungen: Wie erstelle ich eine E-Rechnung richtig?

Falls du bisher noch nicht mit elektronischen Rechnungen und einem Rechnungsprogramm arbeitest, dann solltest du jetzt darauf umzustellen. Achte bitte unbedingt darauf, alle notwendigen Angaben auf den Dokumenten zu hinterlassen. Sonst kommen sie postwendend zu dir zurück und du hast die ganze Arbeit im schlimmsten Falle doppelt.

Jede E-Rechnung braucht verbindliche Angaben. Dazu gehören: Bankverbindung, Zahlungsregelungen, E-Mail-Adresse und eventuell zusätzlich Postanschrift des Rechnungsstellers, Leistungsbeschreibung, Lieferantennummer sowie Bestellnummer.

Fazit: Wenn man’s verstand hat, viele Vorteile

Der Aktenschrank der Buchabteilung verkommt zum Museumsstück? Gut möglich. Schließlich profitieren im Grunde alle von elektronischen Rechnungen: Rechnungssteller sparen Papierkosten und Porto und können die Dokumente binnen Sekunden versenden. Rechnungsempfänger können sich gleichfalls freuen. Sie haben einen viel rascheren Rechnungsdurchlauf, beschleunigte Freigaben und sparen enorm Zeit durch automatisierte Tools.

Jede Medaille hat zwei Seiten: Wirkliche Nachteile für Firmen oder Auftraggeber? Die entstehen beiden Parteien durch elektronische Rechnungsprozesse in der Tat kaum. Diese sind eher rechtlicher Natur: Zum einen gilt eine Aufbewahrungspflicht über zehn Jahre für die E-Dokumente. Zudem wäre da noch die benötigte Zustimmung des Geschäftspartners, dass er elektronische Rechnungen akzeptiert. That’s it, im Wesentlichen. Die Vorzüge sind nicht von der Hand zu weisen.

Hat dein Betrieb schon E-Rechnungen ausgestellt? Welche Erfahrungen hast du damit gemacht?