Mit ERP-Software Effizienz steigern

5. Oktober 2017

Unternehmenssoftware gehört in vielen Branchen seit Jahren zur Standardausstattung. Viele Handwerksbetriebe sind jedoch nach wie vor skeptisch, was die Vorteile der digitalen Hilfe betrifft. Dabei kann sie – richtig genutzt und betriebsrelevant ausgewählt – zur Effizienzsteigerung im Betrieb beitragen. Ein Beispiel ist ERP-Software.

Mit der sogenannten ERP-Software können eine Vielzahl von betrieblichen Prozessen digitalisiert werden. Im klassischen Sinne steht ERP für die Digitalisierung von finanz- und warenwirtschaftlich orientierten Prozessen. Mittlerweile bieten viele ERP-Programme aber auch eine Vielzahl an weiteren Prozess- und Planungshilfen an, die modular ergänzt werden können.

So ist es beispielsweise möglich, mit entsprechender Software allein über Fotos von der Baustelle automatisch den Materialbedarf errechnen zu lassen. Auch digitale Daten, die mit dem Smartphone gesammelt werden, lassen sich per Bluetooth an den PC im Büro übertragen und können so direkt zur Angebotserstellung genutzt werden.

Gut zu wissen

Seit dem 01.01.2017 gibt es noch einen weiteren guten Grund für die Nutzung von ERP-Software-Lösungen. Laut GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) dürfen Rechnungen, Kassenbücher und Co. nicht mehr mit Word oder Excel erstellt werden, damit sie im Nachhinein nicht mehr verändert werden können. Wer sich nicht daran hält, riskiert, dass seine Buchführung nicht anerkannt wird und es droht der Verlust des Vorsteuerabzugs.

1. So profitierst du von ERP-Software

In ERP-Programmen werden alle Daten zentral gespeichert. Prozesse und Kosten können dadurch sehr transparent eingesehen und negativen Entwicklungen viel schneller entgegengewirkt werden. Wenn jeder mit einem oder wenigen Klicks auf dieselben Informationen zugreifen kann, spart das wertvolle Zeit – Zeit, an der es in Kleinbetrieben oft mangelt. Gleichzeitig sind Mitarbeiter besser in die Geschäftsprozesse integriert.

Wer auf öffentliche Aufträge spekuliert, sollte auf den elektronischen Datenaustausch mit den Behörden vorbereitet sein. Für Ausschreibungen des Bundes gilt sie seit April 2017. Spätestens in zwei Jahren wird die Vergabe für europaweite Ausschreibungen ebenfalls nur noch in elektronischer Form gelten. Doch nicht nur Behörden, sondern auch viele industrielle Auftraggeber erwarten einen digitalen Datenaustausch (z. B. Bilder, Mess- und Prüfergebnisse, Berechnungen).

2. Sinnvolle ERP-Lösungen

ERP-Software-Systeme können so unterschiedlich sein wie die Aufgaben, die sie erfüllen. Von Software-Modulen zur Angebots- und Rechnungstellung über die Buchung von Geschäftsprozessen bis zur komplexen Baustellenplanung können im Grunde genommen alle betriebsrelevanten Prozesse abgedeckt werden.

Damit die ERP-Software tatsächlich die gewünschten Vorteile bringt, muss sie zu den Kernprozessen im Unternehmen passen. Ein Fleischereibetrieb, der seinen Rohstoff in mehrere Teile zerlegt, benötigt zur Verwaltung seines Warenbestands beispielsweise eine andere Software als ein Montagebetrieb, der neue Produkte fertigt und dafür Verbrauchsmaterialien einsetzt.

3. Die Auswahl des passenden ERP-Systems

Die Auswahl eines passenden ERP-Systems gehört wohl zu den schwierigsten Entscheidungen. Die riesige Anzahl an auf dem Markt befindlichen Lösungen und unterschiedliche Bezeichnungen für grundlegende Funktionen machen es nicht eben leichter.

Nicht für jeden Bereich ist die Digitalisierung im gleichen Maße relevant. Speziell für kleine und mittelständische Unternehmen gibt es ERP-Pakete, die an die Anforderungen in einzelnen Branchen angepasst sind (z. B. für Tischlereien, Bau- oder Kfz-Betriebe).

4. Die wichtigsten Auswahlkriterien für ERP-Software

  • Anwenderfreundlichkeit: Ist die Software auch für Laien leicht verständlich und kann ohne großen Aufwand eingesetzt werden? Lassen sich Angebote mit vorgegebenen Textbausteinen leicht erstellen und aus der Software heraus versenden? Zu komplizierte Systeme kosten wertvolle Zeit und Nerven. Wählen Sie daher besser ein Programm aus, das Sie nicht überfordert, sondern einen echten Mehrwert bietet.
  • Geringe Service- und Wartungskosten: In der Regel kommen die Systeme viele Jahre lang zum Einsatz. Wartungs-, Service- und Aktualisierungskosten sollten sich daher im vertretbaren Rahmen bewegen. Dabei sollten sowohl der Aufwand für den Betrieb (bestenfalls automatisches Update) als auch mögliche Servicekosten beim SoftwareAnbieter berücksichtigt werden. Letztere können teilweise erheblich ins Geld gehen.
  • Flexible Nutzung: Um einen unkomplizierten Datenaustausch zu ermöglichen, kann es, je nach Modulauswahl, sinnvoll sein, wenn die Programme auf unterschiedlichen mobilen Endgeräten genutzt werden können. Dies ist z. B. dann der Fall sein, wenn auf der Baustelle Daten zu Dokumentationszwecken erhoben werden.
  • Betriebsrelevante Module: Welche Module sind zwingend notwendig und welche für Ihren Betrieb eher optional? Die Anpassung eines Systems an die individuellen, betriebsspezifischen Anforderungen ist in der Regel kostenintensiv. Wählen Sie im Zweifel weniger komplexe und leichter zu bedienende Systeme aus – vor allem, um Fehler bei der Anwendung zu vermeiden.
  • Rechtssicherheit: Es kommt vor, dass sich entscheidende Vorgaben in der Rechtsprechung ändern. Programme müssen daher unbedingt rechtssicher sein. Automatische Updates, die von Seiten des Softwareanbieters erfolgen, sind vor allem für weniger Technikaffine ideal. Wichtig ist hier auch wieder die Frage nach den Zusatzkosten.

5. Lizenzpflichtige ERP-Systeme

DATEV

DATEV bietet spezielle Branchensoftware für einzelne Gewerke wie das Baugewerbe, das Kfz-Gewerbe oder die Land- und Forstwirtschaft an. Das Branchenpaket Bau und Handwerk beinhaltet beispielsweise ein Buchführungsmodul, das branchenspezifische Auswertungen für Unternehmen aus dem Baugewerbe ermöglicht und betriebswirtschaftliche Kennzahlen, wie Fertigungs-, Herstell- und Selbstkosten auf einen Blick transparent werden lässt. Das Programm kann mit weiteren betriebsrelevanten Modulen wie beispielsweise der Software „Lohn und Gehalt Baulohn“ kombiniert werden. Preise erhalten Sie auf Anfrage.

Baumann Computer WWSBAU Home Edition

Die Home Edition von Baumann Computer ist eine Warenwirtschaftssoftware für kleine Betriebe. Wer die Software käuflich erwerben möchte, sollte mit einem Preis von circa 300 Euro (zzgl. MwSt.) pro Lizenz und jährlichen Wartungskosten von 100 Euro rechnen. Alternativ kann das Programm auch monatlich gemietet werden. Dafür fallen Kosten von 28,00 Euro an (zzgl. MwSt.).

SAP Business One

Die ERP-Software SAP Business One wurde mit der Idee entwickelt, ein leicht handhabbares ERP-System für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) zu entwickeln. Die Vielzahl an zur Verfügung stehenden Modulen beinhaltet Lösungen für Einkauf, Lager, Logistik, Produktion, Vertrieb und Buchhaltung sowie Module für spezielle Branchensegmente. Mit der Software, die je nach Anforderungen konfiguriert werden kann, können alle Kernprozesse im Unternehmen automatisiert werden. Die Preise für die Nutzung richten sich nach Umfang und Anpassungsaufwand.

Open-Source-ERP-Software: eine Alternative?

Neben den lizenzpflichtigen ERP-Produkten gibt es eine Reihe von lizenzfreien Software-Lösungen. Sie haben beispielsweise den Vorteil, dass sie in der Anschaffung keine oder nur geringe Kosten verursachen. Änderungs-, Service- und Wartungskosten können jedoch unter Umständen sehr hoch sein, teils höher als bei Lizenzprodukten. Was Open-Source-Programme nicht enthalten, sind ganz konkrete branchenspezifische Lösungen wie Module, die beispielsweise auf die Anforderungen von Tischlereien zugeschnitten sind. Insgesamt verlangen die Systeme einiges mehr an Entwicklungs- bzw. Anpassungsaufwand und oft auch an technischen Kenntnissen. Wer dauerhaft auf technischen Support angewiesen ist, für den ist eine Open-Source-Lösung daher nicht unbedingt empfehlenswert.

Lizenzfreie ERP-Systeme

Kivitendo Kivitendo ist aus dem ursprünglichen LX-Office hervorgegangen. Bei dem Programm handelt es sich um ein einfaches Basis-ERP-System mit verschiedenen, frei wählbaren Modulen wie Artikel – und Warenlager, Lieferantenportal, Angebots- und Rechnungstellung, Mahnwesen, Buchungsvorbereitung oder Kundenmanagement mit grundlegenden CRM-Funktionen.

Odoo

Odoo ist eine Weiterentwicklung des Programms OpenERP. Die Software umfasst unterschiedliche Module, unter anderem die Lagerverwaltung, das Projektmanagement, die Finanzbuchhaltung, die Personalplanung und das Kundenmanagement. Insgesamt kann aus einer Vielzahl an Modulen (über 700 auf Launchpad, 3.000 Apps auf der OpenERP-Seite) gewählt werden, die nach Belieben im Baukastenprinzip nachgerüstet werden können. Die Nutzung ist sowohl lokal als auch online möglich. Es fallen keine Lizenzgebühren an. Drei mögliche Editionen sind wählbar: Community, Enterprise und Online.

Isabelle

Handwerkern auf die Finger und über die Schulter schauen: Ich interessiere mich vor allem für spannende Geschichten aus der Praxis.

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