Abwesenheit: E-Mail-Postfach richtig vorbereiten

8. Dezember 2020

Wer kennt es nicht? Gerade noch tiefenentspannt und erholt aus dem wohlverdienten Urlaub den ersten Tag im Büro, doch der Blick ins Postfach lässt die gute Laune schlagartig verschwinden. Hol dir die besten Strategien, um den Berg an Nachrichten zu bewältigen und dein Postfach vorab zu präparieren.

Absolutes Muss: die Abwesenheitsnotiz

Vorbereitung ist alles. Egal ob du mit Gmail, Outlook oder einem der zahlreichen anderen Mailing-Programmen arbeitest, bevor du in den Urlaub gehst, solltest du in jedem Fall eine Abwesenheitsnotiz einstellen. Das raten wir dir in jeder Art von Abwesenheit, ob du nur ins verlängerte Wochenende gehst oder der mehrwöchige Jahresurlaub ansteht. Die Abwesenheitsnotiz wird automatisch an den Absender einer eingehenden E-Mail gesendet.

Füge in die Abwesenheitsnotiz alle wichtigen Informationen: Von wann bis wann du nicht zu erreichen bist und wer in dringenden Fällen deine Vertretung ist. Der Empfänger sollte wissen, wer sein Ansprechpartner ist, wenn du nicht da bist.

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Profi-Tipp

Wer einen besonders ruhigen Start nach dem Urlaub haben möchte, richtet die Abwesenheitsnotiz ein bis zwei Tage länger ein. So wirst du nicht gleich wieder mit Mails überhäuft, weil die Leute wissen, dass du wieder erreichbar bist.

Die Kür: Mit Regeln eingehende Mails automatisch vorsortieren

Es wird sich nicht vermeiden lassen, dass sich die E-Mails in deiner Abwesenheit anhäufen. Doch mit etwas Vorbereitung, kannst du dir das Abarbeiten der E-Mails etwas leichter machen. Lege in deinem E-Mail-Postfach zunächst verschiedene Ordner an und betitele sie nach Themen, zum Beispiel »Newsletter«, »Rechnungen« und »Aufträge«. Als zweites definierst du in deinem E-Mail-Programm Regeln (dazu gehst du in die Einstellungen), mithilfe derer eingehende Mails sofort sortiert und in den entsprechenden Ordner geleitet werden. Alle Mails, welche im Betreff zum Beispiel das Wort »Newsletter« beinhalten, landen dann im Newsletter-Ordner, Rechnungen im Rechnungs-Ordner usw.

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So besser nicht

Auch wenn es verlockend erscheint. Radikal alle eingehenden E-Mails, die in der Zeit deiner Abwesenheit eingetroffen sind, zu löschen und davon auszugehen, »was wichtig ist, wird schon nochmal geschickt«, ist der denkbar ungünstigste Ansatz. Wichtige Rechnungen oder Aufträge gehen schnell verloren.

Unser Tipp es ist, sich auch darüber hinaus mit den Features seines E-Mail Postfaches auseinander zu setzen. Auch für den Alltag kann das festlegen von Sortierungsregeln durchaus hilfreich sein.

E-Mails nach Absender sortieren

Nicht alle Mails lassen sich durch die hinterlegten Regeln wegsortieren. Wie also mit dem unsortierten Rest umgehen? Lass dir am besten die verbliebenen E-Mails nach Absender sortieren. So siehst du auf einem Blick, ob dir eine Person öfter geschrieben hat, und kannst Nachrichten wichtige Absender sofort identifizieren.

Übrigens: Es gibt eine ganz einfache Regel, um deine Effizienz zu steigern. Alles, was in weniger als fünf Minuten bearbeitet werden kann, solltest du auch sofort bearbeiten. Nachrichten, die eine längere Bearbeitungszeit in Anspruch nehmen, kannst du manuell in einen extra Ordner ablegen. In kurzer Zeit wirst du dein eigenes System haben und deine E-Mails schnell bearbeiten können.

Wie sieht es grundsätzlich mit der Erreichbarkeit während der Abwesenheit aus? 

Laut § 1 Bundesurlaubsgesetz wird jedem Arbeitnehmer ein Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub eingeräumt. Das bedeutet auch, dass das Diensthandy im Urlaub abgeschaltet werden darf. Auch auf E-Mail oder SMS muss nicht reagiert werden. Nur in absoluten Notfällen, darf der Chef seinen Arbeitnehmer im Urlaub kontaktieren.

Für freiwillig gewährte Urlaubstage, die über den gesetzlich vorgeschriebenen Mindesturlaub hinausgehen, kann allerdings eine Erreichbarkeit im Arbeitsvertrag festgelegt werden. Hier gilt aber auch, dass der Arbeitgeber den erbrachten Aufwand des Arbeitnehmers zahlen muss. Selbst wenn im Arbeitsvertrag festgelegt ist, während des Urlaubs erreichbar zu sein, handelt es sich um eine unwirksame Klausel.

Wer sich jetzt fragt, ob eine unzureichende Erreichbarkeit ein Kündigungsgrund ist, können wir Entwarnung geben: Eine Kündigung aus dem Grund, dass man seine Mails nicht beantwortet hat, ist unwirksam.

Und Führungskräfte?

Für Führungskräfte gelten die gleichen Regeln. Da es aber in ihrem Interesse liegt, dass der Betrieb auch während ihrer Abwesenheit problemlos läuft, dürfen sie freiwillig entscheiden, ob sie in ihrem Erholungsurlaub erreichbar sein wollen oder nicht.

HAND-DRAUF-Redaktion

Von Werkzeug bis Unternehmensführung: Mit unseren Ratgebern wollen wir Handwerkern Antworten auf viele Fragen geben.

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