Schlechte Zahlungsmoral: Was tun, wenn Rechnungen nicht bezahlt werden?

Sie haben Ihre Dienstleistung erbracht und damit Ihren Teil des Auftrags erfüllt. Nun liegt es am Auftraggeber, seinen Teil zu leisten und die Zahlung zu tätigen. Wenn jedoch auch nach zwei Wochen die Rechnung nicht beglichen wurde, stellt sich Unbehagen ein: Der Kunde kommt seiner Zahlungspflicht nicht nach. Ob mutwillig oder nicht – für kleine und mittelständische Betriebe sowie Selbstständige können Auftraggeber mit schlechter Zahlungsmoral schnell zum Verhängnis werden. Dennoch scheuen vor allem viele Handwerksunternehmen die Konfrontation mit dem zahlungsunwilligen Kunden. Sie befürchten, den Kunden zu verprellen und üben sich in Geduld.

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Wir empfehlen: Warten Sie auf keinen Fall tatenlos auf die Bezahlung der Rechnung. Ihnen stehen nicht ohne Grund rechtliche Wege offen, die Zahlung beim Auftraggeber einzufordern. Gehen Sie dabei zielgerichtet, jedoch freundlich vor. Schließlich kann es viele Gründe für die Zahlungsversäumnis geben: Vielleicht ist die Rechnung gar nicht angekommen, der Kunde erkrankt oder nur vergesslich. In den schlimmsten Fällen zahlt der Auftraggeber vorsätzlich nicht oder kann die Rechnung aus finanziellen Gründen nicht bezahlen. Sollte in den genannten Fällen der Auftraggeber den Vertragspartner vorsätzlich über die eigene Zahlungsfähigkeit oder -willigkeit getäuscht haben, ist das Verhalten sogar strafbar.

Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, wie Sie mit einem Kunden umgehen, der seine Rechnung nicht bezahlt, welche Schritte Sie beachten sollten und was Sie tun können, um solche unangenehme Situationen überhaupt zu vermeiden.


1. Welche Fristen gelten beim Bezahlen auf Rechnung?

Das Gesetz schreibt Unternehmern nicht vor, welche Zahlungsfrist Sie mit Ihren Auftraggebern und Kunden vereinbaren müssen. Der gesetzlichen Zahlungsfrist von 30 Tagen können Handwerksbetriebe zwar folgen, doch können sie auch ganz individuelle Zahlungsziele festsetzen. Verbreitet sind 14 Tage, aber auch kürzere oder längere Zahlungsfristen dürfen problemlos vorgeben werden. Die Frist wird als Teil der Zahlungsbedingungen auf der ausgestellten Rechnung angegeben. Wenn Kunden auf Rechnung bezahlen, beginnt die Zahlungsfrist mit dem Erhalt der Ware, der für Gewöhnlich die Rechnung beiliegt.

Übrigens: Wenn auf einer Rechnung gar keine Frist steht, ist das Geld laut Bürgerlichem Gesetzbuch eigentlich sofort fällig. Der Gesetzgeber zeigt sich jedoch tolerant und räumt dem Leistungsempfänger eine Verlängerung von grundsätzlich 30 Tage ein.


2. Wie vorgehen, wenn Rechnung nicht bezahlt wird?

Nach 30 Tagen ist immer noch kein Geld eingegangen? Dann ist höchste Zeit, den Kunden über seinen Zahlungsverzug zu informieren sowie ihn an seine Zahlungspflicht zu erinnern. Eine Mahnung ist dabei streng genommen nur bei Privatkunden notwendig. Bei Geschäftskunden und öffentlichen Auftraggebern tritt der Verzug automatisch nach 30 Tagen nach Rechnungserhalt ein.

Wie Sie auf Zahlungsverzögerungen professionell reagieren haben wir für Sie in drei Schritten, inklusive Beispiele für Mahntexte, zusammengefasst:


2.1 Zahlungserinnerung: Kunden sympathisch erinnern

Manchmal hat der Kunde es einfach aus Versehen versäumt, die Rechnung zu bezahlen, manchmal ist das Geld auch in allerletzter überwiesen worden, nur noch nicht beim Handwerksbetrieb eingegangen. Bei solchen und vielen anderen Fällen steckt keine böse Absicht hinter dem Nicht-Bezahlen der Rechnung, sodass Kunden bei der ersten Erinnerung meist sofort reagieren und ihrer Zahlungspflicht nachkommen. Es ist deshalb ratsam, bei der ersten Erinnerung nicht gleich den harten Ton anzuschlagen.

Rufen Sie den Kunden einfach mal an und bringen Sie die Rechnung mit einer freundlichen Art ins Gedächtnis. So verprellen Sie mit Sicherheit keine Neu- oder Stammkunden. Auch ein höfliches Schreiben am Ende der Bezahlfrist reicht bei den meisten Kunden aus, um eine kurzfristige Zahlung zu erwirken. Formulieren Sie ein sympathisches und kundenorientiertes Schreiben. Präsentieren Sie sich als verständigen und professionellen Geschäftspartner. So können Sie Hemmschwellen abbauen und langfristig von sich und Ihrem Unternehmen überzeugen.

Folgende Formulierungen sind geeignet:

  • „Möglicherweise haben Sie unsere Rechnung übersehen.“
  • „Sicher haben Sie übersehen, Ihre Rechnung zu begleichen.“
  • „Vermutlich haben Sie vergessen, die Rechnung zu begleichen.“
  • „Das kann jedem mal passieren.“


2.2 Nennen Sie das Zahlungsziel

Mit der Zahlungserinnerung sollten Sie Ihrem Kunden auch ein Zahlungsziel nennen, also eine Frist bis wann die Rechnung spätestens bezahlt werden sollte. Hierfür gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Sie können das Geld sofort, zu einem bestimmten Datum oder innerhalb der nächsten 30 Tage verlangen. Verbreitet ist eine neuerliche Zahlungsfrist von zehn Tagen. Eine geeignete Formulierung wäre: „Bitte zahlen Sie den ausstehenden Betrag bis zum … “ Hilfreich ist es außerdem, eine Kopie mit der ursprünglichen Rechnung beizufügen, falls der Brief oder die Email tatsächlich verschwunden ist.


2.3 Mahnung: Neue Frist setzen und Schritte dokumentieren

Ihr Kunde zahlt nicht? Treten Sie nun mit einer gewissen Bestimmtheit auf. Falls Sie bislang noch nicht schriftlich gemahnt haben, sollten Sie jetzt in jedem Fall ein sogenanntes kaufmännisches Mahnschreiben aufsetzen. In dieser Mahnung setzen Sie dem Leistungsempfänger eine neue Frist und weisen ihn bereits auf die Schritte hin, die bei einer Nichtzahlung folgen würden.

Wichtig: Sie müssen nun keine langen Fristen mehr gewähren, mindestens drei Tage für die Überweisung sollten Sie allerdings einplanen.
Um den Überblick zu behalten, ist es sinnvoll, nun auch ein Mahnprotokoll zu erstellen. Hier werden alle relevanten Schritte von der Beauftragung bis zur Rechnungstellung über die Zahlungserinnerung tabellarisch aufgelistet. Gerade wenn Sie mehrere Kunden mit Zahlungsverzögerungen haben, ist eine solche Dokumentation hilfreich.

Das Mahnprotokoll können Sie dem Mahnschreiben beifügen. Sie sollten jedoch darauf achten, keinen unnötigen Druck aufzubauen. Hierbei gilt: So viel wie nötig, so wenig wie möglich.


2.4 Rechnung nicht bezahlt: Anwalt einschalten?

Trotz Zahlungserinnerung und Mahnung wurde die Rechnung immer noch nicht ausgeglichen? In diesem Fall sollten Sie davon ausgehen, dass Ihr Kunde die Rechnung entweder nicht zahlen kann oder will. Sie haben nun verschiedene Möglichkeiten, darauf zu reagieren.

Ratenzahlung
Generell ist es sinnvoll, den Konflikt so lange wie möglich außergerichtlich zu klären. Eine gütliche Einigung mit dem Kunden nutzt Ihrem Ruf mehr als ein langer Rechtsstreit. Es kommt vor, dass Ihr Kunde tatsächlich nicht zahlen kann. Hat er Zahlungsschwierigkeiten, würde es wenig nützen, ihn mit weiteren Fristen oder einem gerichtlichen Verfahren unter Druck zu setzen. Sie würden in diesem Fall nur verlieren. Gehen Sie stattdessen proaktiv auf den Kunden zu und bieten Sie ihm eine Ratenzahlung an.

Lässt sich der Rechtsweg nicht vermeiden, leiten Sie das gerichtliche Mahnverfahren ein. Ihr Anwalt setzt dafür ein entsprechendes Mahnschreiben mit einer letzten Zahlungsfrist auf. Kommt der Kunde seiner Zahlung dennoch nicht nach, kann ein Gerichtsverfahren eingeleitet werden. Dann kommt es darauf an, ob Ihr Kunde seine Zahlungsunfähigkeit wissentlich verschleiert hat als er Ihre Dienstleistung in Anspruch genommen hat. Dann liegt möglicherweise der Tatbestand der Täuschung bzw. des Betrugs vor, der strafrechtliche Folgen haben kann.

Inkasso
Anstelle des gerichtlichen Weges können Sie auch ein Inkassobüro beauftragen. Ein Inkassounternehmen kümmert sich um die Abwicklung der Zahlung und erhält dafür – je nach Gegenstandswert – einen bestimmten Anteil vom Gesamtwert der Forderungssumme. Inkassobüros verfolgen unterschiedliche Arbeitsweisen. Manche Büros übernehmen das Eintreiben der offenen Beträge in Ihrem Namen. Andere Büros kaufen offene Forderungen und treiben das Geld im eigenen Namen beim Schuldner ein. Vorteil: Sie erhalten das ausstehende Geld sofort, ohne unbezahlten Rechnungen viel Zeit zu opfern. Nachteil: Häufig bezahlen Inkassounternehmen nur etwa 50 Prozent der eigentlichen Forderungen.

Wer ein Inkassobüro einschalten möchte, sollte sich genaustens mit den AGBs auseinandersetzen. Über Online-Serviceseiten wie inkassogebuehren-rechner.de können Sie sich mit einem Klick den Betrag errechnen lassen, den ein Inkassobüro maximal für Ihren Forderungsbetrag berechnen darf. Bei Ihren zuständigen Handwerkskammern erhalten Sie Informationen zu seriösen Inkassobüros in Ihrer Umgebung.

Auf keinen Fall: Auf sich beruhen lassen!
Viele Personen gehen nicht gern auf Konfrontation oder haben keine Zeit, sich langfristig mit dem Begleichen nicht-bezahlter Rechnungen zu beschäftigen. Es einfach auf sich beruhen zu lassen, ist jedoch keine gute Idee. Es zeugt nicht von Professionalität, könnte sich rumsprechen und Ihren Ruf schädigen. Haben Sie es mit einem Kunden zu tun, der zahlen kann, aber nicht zahlen will, sollten Sie ihn so fot wie möglich kontaktieren. Überschütten Sie den Schuldner mit Briefen, Emails und Telefonanrufen. Viele zahlungsunwillige Kunden werden unter dem Druck mürbe und begleichen Ihre Rechnungen.

Beachten Sie: Rechnungen verjähren!
Normalerweise verjähren finanzielle Ansprüche nach drei Jahren (§ 214 des Bürgerlichen Gesetzbuches). Im Falle einer Rechnung beginnt die Verjährungsfrist mit dem Abschluss des Jahres, in dem die Rechnung gestellt wurde. Sind die drei Jahre abgelaufen kann der Schuldner die Zahlung berechtigt verweigern.


3. Mit diesen Maßnahmen beugen Sie Zahlungsverzögerungen vor

Damit es gar nicht erst so weit kommt, dass Sie auf offenen Rechnungen sitzen bleiben, können Sie bereits im Vorfeld mit ein paar einfachen Maßnahmen sorgen. Machen Sie von vornherein klar, dass Ihnen eine professionelle Zahlungsabwicklung wichtig ist und treffen Sie mit Ihrem Kunden klare Vereinbarungen zu den Zahlungskonditionen. Halten Sie die Vereinbarungen zur Zahlung schriftlich in einer Auftragsbestätigung fest, die Sie auch dem Kunden zukommen lassen. Weitere Maßnahmen im Überblick:


3.1 Anzahlung vereinbaren

Wenn Sie für Ihren Auftrag in Vorleistung gehen, sollten Sie mit Ihrem Kunden eine Anzahlung vereinbaren. Sie wird direkt bei Vertragsabschluss fällig, zum Beispiel in Höhe von 30 Prozent der Gesamtsumme. Vor allem bei höheren Beträgen empfehlen wir das Verlangen einer Anzahlung. Wer bereit ist, eine solche Anzahlung zu leisten, ist höchstwahrscheinlich auch bereit, die Restsumme zu begleichen. Die Zahlung der Restsumme kann in Raten erfolgen, die zu bestimmten Fristen fällig werden.


3.2 Rechnung unmittelbar nach der Auftragserfüllung stellen

Wer seine Rechnung unmittelbar nach der Vertragserfüllung verschickt, macht deutlich, dass der eigene Teil der Vereinbarung geleistet und nun der Vertragspartner an der Reihe ist. Wer sich hingegen lange Zeit lässt, erweckt den Eindruck, es mit Geldsachen nicht so genau zu nehmen. Zudem können die vereinbarten Konditionen gerne mal in Vergessenheit geraten. Ein zusätzliches Vorabversenden der Rechnung per Email kann zur Klärung eventuell auftretender Unstimmigkeiten beitragen und ist eine zusätzliche, freundliche Erinnerung an die zu leistende Zahlung.


3.3 Einzugsermächtigung ausstellen lassen

Mit einer Einzugsermächtigung sind Sie auf der sicheren Seite. Außerdem stellt Geldeinzug für Kunden eine bequeme und sichere Zahlmethode dar. Lassen Sie sich die Einwilligung Ihres Kunden zum Einzug des Rechnungsbetrags von seinem Konto auf jeden Fall schriftlich bestätigen. So werden spätere Unstimmigkeiten ausgeschlossen.


3.4 Prozente für Schnellzahler anbieten

Schaffen Sie Anreize für schnelles Bezahlen. Bieten Sie zum Beispiel zwei Prozent Skonto von der Gesamtsumme an, wenn Kunden innerhalb von drei Tagen das ausstehende Geld überweisen.


4. Im Vorfeld die Zahlungsmoral der Kunden überprüfen

Insbesondere wenn Großaufträge locken, lohnt es sich noch vor der Auftragsannahme die Zahlungsmoral von Neukunden zu überprüfen. Hier bieten sich folgende Möglichkeiten an:

  • Tauschen Sie sich mit anderen Unternehmen aus, die mit dem Kunden bereits Geschäfte getätigt haben. Kommt der Kunde beispielsweise über eine Handwerkerbörse im Internet zu Ihnen, können sie sehen, mit welchen anderen Firmen er bereits im Kontakt stand.
  • Prüfen Sie die Finanzkraft Ihrer Neukunden bei Bonitätsprüfern. Entsprechende Anbieter wie zum Beispiel Bürgel Wirtschaftsinformationen geben Ihnen Bonitätsauskünfte zu Firmen und Privatkunden. Für eine Überprüfung sollten Sie mit mindestens 0,60 bzw. 1,60 Euro bei Firmenkunden rechnen. Falls Sie nur ab und zu eine Abfrage vornehmen, sind die Preise entsprechend höher. Für diesen Preis liefert Ihnen die Anbieter einen sogenannten Scorewert. Dieser gibt an, wie vertrauenswürdig der Kunde ist. Um mit Kunden, die schlechte Werte aufweisen, dennoch ins Geschäft zu kommen, bieten Sie ihm Vorkasse oder Anzahlung und Ratenzahlung als Zahlungsmethode an.

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