Effektives Zeit- und Projektmanagement

12. Mai 2015

In vielerlei handwerklichen Berufen wie auch in industriellen Betrieben ist die Projektplanung ein wichtiger Bestandteil der täglichen Arbeit. Hier gilt es, Ziele, Projektschritte und Verantwortlichkeiten so konkret wie möglich festzuhalten, um möglichst effektiv die eigenen Ressourcen für den Projekterfolg einzusetzen.

Trotz großer Planung, kommt es jedoch immer wieder vor, dass Projekte nicht rechtzeitig fertig werden, Mitarbeiter überlastet sind und die Qualität am Ende nicht überzeugen kann. Der Übeltäter ist oftmals ein falsches Zeitmanagement.

Wer ein paar einfache Regeln beherzigt, kann Projekte effizienter durchführen und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen. Wir stellen Ihnen drei wichtige Regeln für ein effektives Zeitmanagement vor.

Drei wichtige Regeln für effektives Zeitmanagement

1. Was ist am wichtigsten? Prioritäten festlegen

Verzettel dich nicht in Kleinigkeiten, die deine kostbare Zeit stehlen. Lege Prioritäten für die einzelnen Projektaufgaben fest. Am besten eignet sich dafür ein mehrstufiges System mit Zahlen:
Mit einer 1 markierte Aufgaben haben die höchste Priorität. Sie sollten umgehend erledigt werden. Die 2 steht für Aufgaben, die kurzfristig aber nicht sofort erledigt werden müssen. Mit einer 3 markierte To Do’s können hingegen noch warten. Wer Prioritäten zusätzlich optisch hervorheben möchte, kann die Aufgaben farblich markieren.

Für die meisten Menschen ist es besser, Aufgaben nacheinander zu erledigen. Die Mär vom Multitasking führt eher dazu, dass Dinge weniger sorgfältig erledigt werden. Daher: Besser eins nach dem anderen erledigen und am Ende bessere Arbeitsergebnisse erzielen.

Im Laufe der Projektumsetzung kommt es vor, dass Prioritäten sich verändern. Die Prioritätenliste sollte daher regelmäßig überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

2. Was fördert die Konzentration? Ungestört arbeiten

Wer effektiv arbeiten möchte, braucht nicht nur einen gut durchdachten Zeitplan und eine gute Vorbereitung, auch ungestörtes und konzentriertes Arbeiten sind notwendig, um beste Ergebnisse zu erzielen.
Es sollte daher immer Zeiten geben, in denen dich mal nicht Telefonklingeln, E-Mail oder Chats stören. Lege dafür konkrete Zeiten fest und vereinbare innerhalb des Teams, wer sich in dieser Zeit um Anfragen und Beratung kümmert – möglichst so, dass du ruhig und ungestört am Arbeitsplatz agieren kannst.

Am besten teilst du deine Verfügbarkeiten auch den Kunden mit. So sind diese bestens darüber informiert, wann du erreichbar bist.

3. Was ist machbar? Pläne realistisch gestalten

Wer plant, spart Zeit? Nicht ganz, denn nur wer sinnvoll und realistisch plant, streicht am Ende Erfolge ein. Wer sich zu viel vornimmt, ist hingegen schnell demotiviert und Zweifel kommen auf.

Setze dich nicht selbst zu sehr unter Druck und verspreche keine illusorische Deadline. Bei der Projektplanung ist es stets sinnvoll, einen Puffer für unvorhersehbare Ereignisse oder Zeitverzögerungen einzukalkulieren. Mit einer realistischen Einschätzung, was bis wann möglich ist, gelangst du sehr viel sicherer zum Erfolg. Deine Kunden werden es dir danken.

HAND-DRAUF-Redaktion

Von Werkzeug bis Unternehmensführung: Mit unseren Ratgebern wollen wir Handwerkern Antworten auf viele Fragen geben.

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