C-Teile-Management in KMU: viel Potenzial zur Kostenersparnis

Der Mittelstand wurde durch die Bundesregierung trefflich als „Herz der Deutschen Wirtschaft“ bezeichnet: Circa 99 Prozent aller eingetragenen Unternehmen gehören dazu. Damit sind über 60 % aller Deutschen bei den sogenannten KMU (kleine und mittelständische Unternehmen) beschäftigt. Produzierendes Gewerbe, darunter auch handwerkliche und industrielle Unternehmen, gehört dabei nach wie vor zu den wichtigsten Wirtschaftszweigen.

Obwohl also genau diese Art von Unternehmen besonders wichtig ist, fehlt es ihnen leider oft an Kapazitäten, um Lieferprozesse schlanker und kostensparender zu gestalten. Dabei kann gerade die Optimierung der Lieferkette große Auswirkungen auf die Konkurrenzfähigkeit eines KMU haben: Jeder aus dem produzierenden Gewerbe kennt die ABC-Analyse und die sich daraus ergebenden C-Teile, die zwar einen geringen Warenwert besitzen und für den Produktionsprozess nicht die wichtigsten sind, ohne die das Unternehmen aber auch nicht funktionsfähig wäre, weil sie eine große Positionsmenge ausmachen. Denken Sie dabei z. B. an Schrauben, Schmiermittel, Reinigungsstoffe, Büromaterial und Hygieneartikel. Der administrative Aufwand ist dann bei der Beschaffung so hoch, dass er unangemessene Kosten verursacht. Genau an dieser Problemstelle setzt das C-Teile-Management an, das wir Ihnen in diesem Artikel vorstellen möchten.

Die ABC-Analyse

Bei der ABC-Analyse handelt es sich allgemein um ein Klassifizierungstool, das man sowohl für Artikel wie Betriebs- und Hilfsstoffe als auch für Kunden und Lieferanten anwenden kann. Klassifiziert wird dabei nach dem Wertanteil, d. h. dass der Anteil der A-Teile am Gesamtwert ca. 60-80 % beträgt, ihr Anteil an der Gesamtmenge dabei umso niedriger ist (15-25 %). Bei den B-Teilen spricht man von einem Anteil am Gesamtwert von 10-25 % bei einem Mengenanteil von 30-40 %. Die C-Teile schlussendlich sind nur 5-15 % wert, ihre Menge beträgt allerdings hohe 40-70 % von der Gesamtmenge. Die Prozentzahlen sind dabei als Richtwerte zu verstehen und können individuell schwanken. Grafisch umgesetzt sieht die Verteilung wie folgt aus:

ABC-Analyse

 

Wie man anhand der Grafik erkennen kann, stellt die Menge der zu beschaffenden C-Teile den größten Posten dar, obwohl sie den geringsten Wert hat. Dabei fällt bei den C-Teilen ein mindestens genauso großer administrativer Aufwand wie bei den wichtigen A- und B-Teilen an. Doch woran liegt das eigentlich? Die Verwaltungskosten verursachen überwiegend:

  • die Ermittlung des Bedarfs,
  • der Bestellprozess und seine Kontrolle,
  • die Warenannahme, Prüfung und Einlagerung/ Verteilung,
  • das Kontrollieren und Begleichen der Rechnung.

Dies wird zusätzlich erschwert durch das Variantenreichtum der C-Teile, weshalb es folglich viele Lieferanten gibt. Diese sind jeweils auf eine Produktgruppe spezialisiert, sodass sie gleichzeitig gemanagt werden müssen, ohne dass sich die Einkäufe zu einer Großbestellung bündeln lassen.

Das C-Teile-Management (CTM)

Zweck des CTM ist im Endeffekt die Reduktion der logistischen Prozesskosten. Wie kann man dies mit möglichst wenig Aufwand erreichen? Die einfachste Lösung ist sicherlich das Outsourcing – haben Sie keine Kapazitäten für eine interne Prozessdurchführung, so kann es durchaus sinnvoll sein, das CTM an einen externen Dienstleister zu übertragen. Sie können auch nur einen Teil des Gesamtprozesses fremderledigen lassen. Eine Reorganisation einiger Abläufe in Ihrem Hause ist dennoch unumgänglich: Damit das neue System funktioniert, müssen alle Beteiligten von Anfang an involviert und geschult werden.

CTM in der Beschaffung

Eine wichtige Maßnahme ist die Reduktion der Arbeitsschritte und gleichzeitige Bündelung der Bestellungen bzw. Abwicklungen von Bestellungen über möglichst wenige oder einen Lieferanten. Indem Sie weniger Zwischenschritte erledigen müssen, werden die Prozesskosten gesenkt und gleichzeitig Kapazitäten für wichtigere Aufgaben freigegeben.

Prozessschritte bei der C-Teile Beschaffung

Die Prozessgrafiken verdeutlichen, wie sich Ihr Arbeitsaufwand reduziert, wenn Sie sich für einen C-Teile-Partner entscheiden, der Sie mit allem Nötigen an Betriebs- und Hilfsstoffen beliefert. Besonders effizient kann dies gemeinsam mit einem eCommerce-Partner erfolgen, da Sie alle vorhandenen Artikel online einsehen und alle Bestellungen sowie Kommunikation direkt am Arbeitsplatz erledigen können. Kriterien für die Auswahl eines Partners können unter anderem sein:

  • Zuverlässigkeit
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Flexibilität in Bezug auf individuelle Angebote
  • Preis-Leistungs-Verhältnis
  • Sortimentbreite im Sinne von Eignung zum systematischen C-Teile-Lieferanten

Des Weiteren sollten Sie an eine Vertragsvereinbarung und ggf. dazu gehörende Qualitätsvereinbarung denken, damit Sie bedenkenlos die Wareneingangskontrolle zumindest bis auf Stichproben auslassen können. Weitere wichtige Punkte der Vertragsvereinbarung sind Inhalt und Art der Dienstleistung, Vereinbarungen bezüglich Volumen und Preisen sowie die Ausarbeitung von Notfallstrategien.

Dabei kann mitunter sogar auf umfängliche Lagerhaltung verzichtet werden. Kleine und mittelständische Unternehmen haben oft das Problem, dass zu viele C-Teile, die in der Regel ständig verfügbar sein müssen, eingelagert werden, um häufige Bestellungen und damit verbundene Prozesskosten zu vermeiden, was aber hohe Lagerkosten zur Folge hat. Im besten Falle sollten die Bestände deshalb so minimal gehalten werden, dass sie direkt am benötigten Ort aufbewahrt werden können und bis zur nächsten Bestellung ausreichen, dabei aber einen kleinen Puffer für Notfälle bereithalten, Sie also nicht in eine Zero-Stock-Situation geraten. Um dies zu gewährleisten, können zwei Verfahren angewendet werden: das Bestellpunkt- und Bestellrhythmus-Verfahren.

Beide Verfahren eignen sich je nach Prozess dazu, die Beschaffung zu optimieren. Da allerdings nicht alle C-Teile regelmäßig in derselben Menge gebraucht werden, erscheint das Bestellpunktverfahren als eine einfachere Lösung, die sich für alle Teile anwenden lässt und damit Zeit spart. Praktisch lässt sich das Bestellpunktverfahren einfach mit dem Mehrbehälter-System umsetzen. Was verbirgt sich dahinter und wie kann man es praktisch umsetzen?

Kanban oder Mehrbehälter-System in der Praxis

Bei Kanban, was im Japanischen einfach für „Aufkleber“ oder „Label“ steht, handelt es sich um ein ziemlich simples Steuerungssystem, das erstmals in der Produktion bei Toyota eingesetzt wurde. In KMU lässt sich dieses ebenso schnell und effektiv umsetzen, da man hier mit nur zwei Behältern pro Artikel arbeiten kann. Um zu verdeutlichen, wie Sie dieses Verfahren in der Praxis umsetzen können, bedienen wir uns eines Beispiels: Schrauben.

Schrauben in Behältern

Sie benötigen zwei Behälter – die Form können Sie sich dabei selbst aussuchen – , die Sie beschriften, beispielsweise mit Schraubenart, Größe und Bestellnummer des Lieferanten sowie der Menge, die der Behälter enthält. Gleiche Angaben schreiben Sie auf eine Karteikarte, die Sie in den Behälter stecken. Beide Behälter stehen dort, wo die Schrauben gebraucht werden bzw. so, dass alle betroffenen Mitarbeiter schnellen Zugriff haben. Man entnimmt Schrauben zunächst nur aus einem Behälter, bis diese vollständig verbraucht sind. Danach wandert die leere Box zur Nachschubquelle zurück, beispielsweise ein eigens zum Auffüllen vorges

ehenes Regal. D.h., Ihr operativer Einkäufer muss nun eine Bestellung bei Ihrem C-Teile-Lieferanten auslösen. Wie erfährt er davon? Ein Kanban-Board, an dem alle Mitarbeiter die beschrifteten Karteikarten aus den zu befüllenden Behältern unter „Planned“ pinnen, hilft dem Einkäufer, die benötigten Bestellungen im Überblick zu behalten. Solange der Nachschub auf dem Weg ist (Karteikarte wird in Spalte „In Progress“ verschoben), nutzen Sie die Schrauben aus dem zweiten Behälter, der Ihnen noch zur Verfügung steht. Ist der Nachschub eingetroffen, so kann die Karteikarte am Board in die Spalte „Done“ wandern, sodass jemand den nachgefüllten Behälter samt Karteikarte wieder zu seinem Regal zurück bringt, wo es benötigt wird.

Der Inhalt eines solchen Behälters ist folglich Ihr Meldebestand. Sobald er erreicht ist, wird eine Bestellung ausgelöst. Aufgefüllt wird in dem Falle mit einer festgelegten Menge, die auf dem Label und der Karteikarte

notiert ist.

Wie viel jeder Behälter enthalten sollte, hängt davon ab, wie schnell die Menge wieder nachgeliefert werden kann und wie viel Sie verbrauchen. Jedes erfahrene Unternehmen hat da bereits seine Richtwerte, allerdings sollte man sich nicht nur auf die Erfahrung verlassen. Legen Sie ein Dokument an und notieren Sie die geschätzten und die tatsächlichen Verbräuche. So können Sie einerseits Verschwendungen eliminieren, indem Sie Ihre Bestellmengen anpassen, andererseits auch Trends beobachten und Änderungen vorhersehen. Auch minimieren Sie bei ordentlicher Dokumentation das Risiko von Verzögerungen im Beschaffungsprozess: Ist ein Mitarbeiter, der üblicherweise die Bestellungen aufgibt, einmal ausgefallen, so kann er schneller temporär vertreten werden. Auch das Einweisen von neuen Kollegen fällt dadurch wesentlich leichter.

Die Vorteile eines C-Teile-Managements mit Kanban

Schnelle Umsetzbarkeit: Selbst mit wenigen zur Verfügung stehenden Mitteln kann man Kanban selbst in kleinsten Unternehmen einführen.

Visualisierung: Da der Bestand immer am Arbeitsplatz oder einem offen zugänglichen Regal im Arbeitsraum steht, wissen Ihre Mitarbeiter immer, wie viel Artikel physisch noch zur Verfügung stehen. Es fällt sofort auf, ob ein Lagerplatz belegt ist oder ein Behälter fehlt – ein klares Signal dafür, dass bald Nachschub kommen muss. Es erfolgt also eine automatische und regelmäßige Kontrolle.

Steuern ohne EDV: Da das System aus Zeiten stammt, wo EDV noch kaum zur Prozesssteuerung genutzt wurde, kommt es problemlos ohne teure Software aus.

Verantwortung vor Ort: Ihre Mitarbeiter sind verantwortlich für das Ordern von Nachschub. D.h., dass keine zentralen Einkäufe ausgelöst werden, ohne dass tatsächlich Bedarf besteht. So vermeidet man unnötige Bestellungen und spart folglich Lagerkapazitäten und -kosten.

Wenig Komplexität: Weil die Bestände real, dezentral und visuell leicht erfassbar sind, sind die Abläufe einfach und sicher. Es gibt keine Konfusion mit unübersichtlichen Datenbergen wie bei einer EDV. Durch die Sicherheit der Prozesse werden die Abläufe automatisch verbessert und standardisiert. Kanban ist ein System, mit dem Sie lernen und das mit Ihrer Erfahrung „intelligenter“ wird.

Falls Sie noch nach einem zuverlässigen Partner für Ihr C-Teile-Management suchen, so finden Sie bei Contorion eine breite Auswahl an unterschiedlichen Betriebs- und Hilfsstoffen wie Kleinteile, Bürobedarf, Reinigungsmittel etc. aus einer Hand. Sprechen Sie unsere Firmenkundenberater an – wir helfen Ihnen dabei, ein individuelles Lösungskonzept zu entwickeln.

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