Betriebsprüfung: Die 9 wichtigsten Antworten

Für die meisten Betriebe gehören Betriebsprüfungen zu den unangenehmen Pflichten im Unternehmensalltag. Kaum einer, der beim staatlichen Blick in die eigene Buchhaltung nicht nervös wird.

Nicht verwunderlich, dass viele Betriebe die Prüfung so schnell wie möglich hinter sich bringen möchten. Damit dies gelingt, ist eine gezielte Vorbereitung gefragt.

Lesen Sie in unserem Artikel daher die Antworten auf die neun wichtigsten Fragen rund um die Betriebsprüfung. Unsere Checkliste für die Betriebsprüfung unterstützt sie darüber hinaus bei der Vorbereitung des Prüfungstermins. So können Sie der Prüfung gelassen entgegensehen.

 

Vor der Betriebsprüfung

1. Wann muss ich mit einer Betriebsprüfung rechnen?
Am besten Sie rechnen immer mit einer Betriebsprüfung, denn das Finanzamt kann praktisch zu jeder Zeit einen Termin für die Betriebsprüfung festlegen. Allerdings muss der Termin vorher mit ausreichender Vorlaufzeit angekündigt werden (zwei Wochen bzw. vier Wochen bei Großbetrieben).

Das heißt aber nicht, dass von Seiten des Finanzamtes auch ein Verdacht gegen den eigenen Betrieb vorliegt. Stellen die Beamten ungewöhnliche Zahlungen oder Unregelmäßigkeiten fest, sind die Chancen für eine Überprüfung jedoch höher.

Auffälligkeiten im Sinne des Finanzamtes wären zum Beispiel ein hoher Lebensstil bei einem Unternehmen mit eher geringeren Einnahmen, stark schwankende Umsätze oder Vermögenswerte, die nicht durch Einnahmen erklärt werden können.

2. Kann ich die Betriebsprüfung verschieben?
Sind Sie, Ihr Steuerberater oder ein Mitarbeiter, dessen Auskünfte Sie benötigen, erkrankt, kann der Termin für die Betriebsprüfung verschoben werden. Auch eine wichtige Dienstreise oder ein Urlaub können der Grund für eine Verlegung sein.
Entscheidend ist, dass es sich um einen wirklich wichtigen Grund handelt. Generell sollten Sie sich allerdings bei der Terminvergabe kooperativ zeigen, um das Klima von Anfang an zu entspannen.

3. Was sollte beim Erstkontakt geklärt werden?
Wer wird die Prüfung durchführen? Insbesondere dann, wenn die Prüfung zunächst nur telefonisch angekündigt wird, sollten Sie sich den Namen des Ansprechpartners und die dessen Telefonnummer notieren.

Wo findet die Prüfung statt? Grundsätzlich ist der Ort für die Betriebsprüfung das zu prüfende Unternehmen, sprich Ihr Betrieb. Nur in Ausnahmefällen, wenn kein Platz für den Prüfer vorhanden ist, kann die Prüfung im Finanzamt oder beim Steuerberater stattfinden. Es wirkt jedoch durchaus vertrauensvoller, wenn der Prüfer im Betrieb einen Platz erhält. Für die Prüfer besteht so die Möglichkeit sich einen umfassenden Eindruck vom Betrieb zu machen.

Wie sollen die Daten zur Verfügung gestellt werden? Bevorzugt der Prüfer einen direkten Zugriff auf die Datenbank in Ihrem Firmennetzwerk oder eine Daten-CD? Bis zum Prüfungstermin sollten Sie den gewünschten Datenzugriff für den Prüfer ermöglichen.

4. Was muss für die Betriebsprüfung vorbereitet werden?
Steht der Termin für die Betriebsprüfung fest, heißt es ab jetzt die notwendigen Vorbereitungen zu treffen. Je nach Prüfungszeitraum sollten vor der eigentlichen Betriebsprüfung alle relevanten buchhalterischen Belege bereitgelegt (zusammengestellt sollten sie jederzeit sein. Stichwort: Unternehmerische Pflicht zur Führung von Büchern) werden.

Dazu zählen alle Ausgangsrechnungen, Belege über Betriebsausgaben, Kontoauszüge, Gewinnermittlung und das Fahrtenbuch der jeweiligen Prüfungszeiträume.

Wichtig: Prüfen Sie, ob alle Unterlagen vollständig und in ordnungsgemäßer Form vorliegen. Es sollte auch erkennbar sein, dass die Ausgaben aus betrieblichen Gründen erfolgt sind. Andernfalls riskieren Sie, dass sie Ihnen aberkannt werden.

 Checkliste Betriebsprüfung hier downloaden

5. Was sollte die schriftliche Prüfungsanordnung beinhalten?
Die schriftliche Prüfungsanordnung vom Finanzamt, die Ihnen im Anschluss zugeschickt wird, sollte Antworten auf die folgenden Informationen beinhalten:

  • Was soll konkret geprüft werden? Steuerarten, Prämien und Zulagen
  • Welche Zeiträume sollen geprüft werden?
  • Rechtsgrundlagen
  • Rechte und Pflichten des Steuerpflichtigen

Es kommt vor, dass der Prüfungsanordnung auch bereits ein Fragebogen beiliegt, der nach betriebswirtschaftlichen Kennzahlen fragt. Für die Beantwortung der Fragen gilt: Sie sollten nur die Fragen beantworten, die Sie auch sicher beantworten können. Bei unkorrekten Angaben drohen Zuschätzungen zum Gewinn und Umsatz und ein Verfahren wegen Steuerhinterziehung.

Für alle Fragen, die unbeantwortet geblieben sind, sollten Sie jedoch Ihren Prüfer darum bitten, den Sachverhalt beim Ortstermin mit Ihrem Steuerberater zu klären.

6. Wie lang ist der Prüfungszeitraum?
Grundsätzlich liegt der Prüfungszeitraum bei drei Jahren bzw. bei drei zusammenhängenden Besteuerungszeiträumen. Der Prüfungszeitraum kann sich aber auch verlängern, wenn sich Besteuerungsgrundlagen ändern oder wenn der Verdacht einer Steuerstraftat besteht.
Sollte bei Ihnen also länger als üblich geprüft werden, reagieren Sie umgehend und setzen Sie sich mit Ihrem Steuerberater in Verbindung.

Während der Betriebsprüfung

6. Welche Unterlagen muss ich vorlegen?
Legen Sie von Anfang an alle Unterlagen vor, die für den Prüfungszeitraum relevant sind. Wer Unterlagen zurückhält, macht misstrauisch. Wer hingegen bereits zu Anfang alles offenlegt, vermittelt einen ehrlichen Eindruck. Betriebsprüfer haben ggf. einen Spielraum bei der Einschätzung von Sachverhalten), in dem sie entscheiden können. Besser die Entscheidung fällt zu Ihren Gunsten aus.

7. Muss ich als Unternehmer meine privaten Konten offenlegen?
Bei einer Betriebsprüfung werden grundsätzlich die geschäftlichen Konten unter die Lupe genommen, allerdings gibt es auch Ausnahmen. Im Falle einer GmbH kann auch das Privatkonto unter die Lupe genommen werden, wenn Unregelmäßigkeiten festgestellt werden.
Wer hier auf der sichereren Seite sein möchte, trennt Privatkonto und Geschäftskonto voneinander. Ansonsten kann der Prüfer sich auch die privaten Geldströme anschauen.

Leitet der Prüfer gegen Ihren Betrieb ein Strafverfahren ein, weil er Unregelmäßigkeiten auf der Einnahmeseite oder auf der Ausgabenseite feststellt, sind Sie ebenfalls dazu verpflichtet, Ihre privaten Konten offenzulegen.

8. Muss ich alle Fragen beantworten?
Vollständig und eindeutig: So müssen Sie alle Fragen des Prüfers beantworten. Es ist aber auch in Ihrem Interesse, zur Aufklärung beizutragen. Mit einer guten Erklärung für einen Sachverhalt können Sie eine Ausgabe begründen und so unter Umständen eine Steuernachforderung minimieren oder verhindern, dass bisherige Steuerbescheide abgeändert werden.

Sind am Schluss noch Punkte offen, klären Sie diese am besten gemeinsam mit Prüfer und Steuerberater im Abschlussgespräch.
Falls es dennoch hinterher zu Änderungen Ihrer Steuerbescheide kommt, haben Sie das Recht, Einspruch dagegen zu erheben. Wird ihm nicht stattgegeben, bleibt noch die Möglichkeit, gerichtlich gegen den Bescheid vorzugehen.

Ein solches Verfahren ist jedoch langwierig, mehrere Jahre sind hier keine Seltenheit. Auch die Kosten sind nicht zu unterschätzen. Es empfiehlt sich daher insbesondere für kleinere Unternehmen, eine Einigung mit dem Finanzamt zu erzielen.

9. Wie sollte ich reagieren, wenn der Prüfer einen Fehler entdeckt?
Ist der Prüfer fündig geworden, geben Sie zu, dass Ihnen ein Fehler unterlaufen ist. Abstreiten nützt gar nichts, die Beweise liegen ja bereits schwarz auf weiß vor. Das hat auch den Vorteil, dass Sie nicht so wirken, als wollten Sie herumtricksen.

Unser Tipp
Betriebsprüfer des Finanzamtes nutzen gern mal Tricks, um Sie aus der Reserve zu locken und möglichen Ungereimtheiten auf die Spur zu kommen. So kann beispielsweise ein harmloser Small Talk über private Hobbys oder die Familie dem geübten Beamten Hinweise darauf geben, ob Ihr Lebensstil und die Einnahmen Ihres Betriebes zusammenpassen.

Betriebsprüfungen sind nicht der richtige Moment um Privates auszuplaudern. Bleiben Sie lieber freundlich und sachlich und überlassen Sie Ihrem Steuerberater das Reden.

Teilen Sie diesen Artikel auf: