Der perfekte Messeauftritt

19. Mai 2015

Mit weit über 100 internationalen Fachmessen ist Deutschland einer der wichtigsten Messeschauplätze weltweit. Kein Wunder, dass vor allem für viele mittelständische Unternehmen die Teilnahme an überregionalen Fachmessen zur eigenen Kommunikationsstrategie zählt. Aber auch kleinere Handwerksbetriebe können von einer Messeteilnahme profitieren.

Der Messeauftritt bietet mehrere Vorteile: Hier kannst du deine Zielgruppe nicht nur direkt ansprechen und dich als kompetenter Fachmann auf deinem Gebiet präsentieren, sondern auch die Angebote der Konkurrenz in Augenschein nehmen.

Die richtige Vorbereitung ist dabei alles. Gründlich geplant und umgesetzt, kann so der eigene Messeauftritt zum erfolgreichen Marketinginstrument werden. Wir haben die wichtigsten Regeln für eine erfolgreiche Messeteilnahme für dich zusammengestellt.

12 Schritte zum erfolgreichen Messeauftritt

1. Die richtige Messe finden

Gar nicht so einfach aus der Masse der Messen die richtige für den eigenen Betrieb herauszusuchen. Dies ist aber ein notwendiger Schritt. Nicht irgendeine Messe kann zu deinem Erfolg beitragen, sondern nur die, die wirklich zu deinem Angebot passt.

Über die wichtigsten aktuellen Fachmessen kannst du dich bei den Handwerkskammern oder im Internet unter messe.de informieren. Die Webseiten der Messen geben darüber Ausknuft, welches Publikum mit der Messe angesprochen wird und ob die Veranstaltung für deine Kunden relevant ist.

2. Ziele formulieren

Bevor es an die eigentliche Planung geht, solltest du dir überlegen, welches Ziel du mit deiner Messeteilnahme verfolgst. Möchtest du ein neues Produkt vorstellen, deine Beziehungen zu bestehenden Kunden vertiefen oder Neukunden gewinnen? Die Planung des Konzepts orientiert sich an deinen Zielen.

Wer beispielsweise eine positivere Darstellung in der Presse anstrebt, sollte auch eine Pressekonferenz anbieten, zu der Journalisten eingeladen werden. Wer eine Innovation vorstellt, sollte diese in den Mittelpunkt des Messeauftritts rücken.

3. Dein Auftritt: ein stimmiges Gesamtkonzept

Ganz klar: Die Messebesucher werden von deinem Firmenauftritt Rückschlüsse auf deinen Betrieb ziehen. Dieser sollte also so stimmig, so sympathisch und so einladend wie möglich sein und vor allem zum Betrieb passen. Logo, Flyer, Broschüre, Website, aber auch die Standpräsentation sollten einheitlich sein, das heißt Farben, Gestaltung und Inhalte sind aufeinander abgestimmt.

Am besten notierst du alle Konzeptideen schriftlich. So kann nichts verloren gehen und es ist einfacher, mit anderen gemeinsam die Planung umzusetzen.

4. Dabei sein: deine Anmeldung

Die offizielle Anmeldung zur Messe ist einer der wichtigen Punkte zu Beginn der Planung. Die meisten Messen haben mittlerweile eigene Internetauftritte. Hier kannst du dich über Konditionen und Preise informieren und findest Ansprechpartner bei Fragen rund um deine Messeteilnahme. Für die Anmeldung halten die meisten Veranstalter auch Formulare zum Download bereit.

Ganz wichtig: Melde dich rechtzeitig an – also nicht erst zwei Wochen vor Beginn, sondern am besten schon viele Monate im Voraus. So kannst du dir einen strategisch günstig gelegenen Platz aussuchen, der dir mehr Publikumsverkehr beschert.

5. Die Kosten im Blick: die Budgetplanung

Damit die Kosten nicht explodieren, solltest du bereits zum Zeitpunkt der Anmeldung sämtliche anfallenden Kosten zumindest grob geplant haben.
Als größter Kostenfaktor bei der Messeplanung gilt der Standbau mit circa einem Drittel der Gesamtkosten. Standmiete und Nebenkosten belaufen sich hingegen auf circa ein Fünftel des Budgets. Berücksichtige bei der Planung auch die Kosten für Verbrauchsmaterialien, für Werbung, für Transport und Hotelübernachtungen.

Teilweise gibt es auch die Möglichkeit, Zuschüsse für die Teilnahme beim Land zu beantragen. Erkundige dich rechtzeitig über Fördermöglichkeiten bei deinen regionalen Handwerkskammern.

6. Für sich werben: Werbemittel und Messeaufsteller

Nicht nur mit Flyern und Broschüren, sondern auch mit Messeaufstellern, Messewänden, Theken und Fahnen kannst du auf der Messe werben. Vorteil dieser Werbemittel: Sie sind in der Regel leicht zu transportieren, schnell aufzubauen und können wiederverwendet werden. Im Corporate Design deines Unternehmens gestaltet, erhöhen sie so die Sichtbarkeit deines Betriebes. Ihr Nachteil: Sie sind weniger individuell und nicht für alle Produkte und Angebote geeignet.

Auf zu viel Text solltest du bei der Gestaltung der Werbemittel verzichten. Wer hat schon Lust, sich an einem anstrengenden Messetag ausschweifende Romane durchzulesen. Beherzige den Satz „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte.“ und nutze stattdessen aussagekräftige Fotos oder Grafiken.

Überlege dir genau, was du deinen Standbesuchern mitgibst, damit diese später die Möglichkeit haben, sich an dich zu erinnern und dich zu kontaktieren. Dies kann zum Beispiel ein Firmenflyer oder ein kleines Geschenk mit Adressaufdruck sein.

7. Personalfragen: Wer ist dabei?

Mindestens zwei Personen solltest du für die Standbetreuung einplanen. Damit es jedoch nicht nur beim guten Konzept und der vorbildlichen Planung bleibt, solltest du die Mitarbeiter gründlich auf ihre Aufgaben vorbereiten, insbesondere wenn du mit externen Kräften zusammenarbeitest. Denn wenn das Standpersonal nicht weiß, worum es geht oder wie es auf Fragen reagieren soll, werden sie nicht überzeugen können.

Frühzeitig solltest du auch an die Buchung der Hotelzimmer denken! Meist sind günstige und gut gelegene Übernachtungsmöglichkeiten schnell ausgebucht.

8. Eigenwerbung: Kunden und potenzielle Kunden informieren

Verschickst du bereits regelmäßig einen Newsletter an deine Kunden oder verfügst du über ein Facebook-Profil? Informiere deine Kunden zeitnah auf über deine Messeteilnahme und mache auf dein Ausstellungskonzept aufmerksam.

Der Hinweis zur Messeteilnahme sollte auch auf der firmeneigenen Internetseite nicht fehlen. Denke daran: Auch deine Mitbewerber werden vor Ort sein und um die Aufmerksamkeit des Publikums buhlen.
Wichtig ist dabei: Was wird dein Betrieb präsentieren und wo ist der Stand auf der Messe zu finden? Idealerweise kannst du auch auf dem Messegelände Werbeflächen oder Hinweisschilder buchen.

9. Das Standkonzept: Den Besucher willkommen heißen

Offen, einladend und ansprechend: So sollte der ideale Messestand gestaltet sein. Besucher müssen das Gefühl haben, willkommen zu sein, so dass sie gern den Stand besuchen und neugierig auf die Produkte werden. Gleichzeitig sollte der Stand zum eigenen Unternehmen passen und dieses bestmöglich repräsentieren.

Optisch ansprechend wirken Messestände durch kontrastreich in Szene gesetzte Möbel und Materialien. Oft sind es aber auch die kleinen Dinge, die über Gefallen und Missfallen entscheiden.

Für einen Hersteller von Schrauben könnte so ein einladender Empfang der Besucher bedeuten, dass diese die Produkte live ausprobieren können. Nach Möglichkeit können sich die Besucher hinterher ihr Werk mitnehmen. Denke in diesem Fall daran, die Materialien mit dem Firmennamen zu versehen. So wissen die Besucher auch einige Zeit später, mit wem sie es zu tun hatten.

Du bitest ein erklärungsbedürftiges Produkt an? Präsentiere deine besten Beispiele oder fertige Sondermodelle für die Messe an, zum Beispiel in Miniatur, mit denen die Messebesucher sich ein unmittelbares Bild von deinen Produkten machen können.

Wichtig bei der Ideenentwicklung: Biete auf der Messe etwas an, dass es exklusiv nur bei dir gibt. Das kann sehr persönlich oder auch kreativ sein. Fakt ist: Nicht die größten und teuersten Ideen überzeugen. Originalität ist wichtiger.

Wie wäre es denn zum Beispiel mit einem Quiz zur eigenen Branche? Du kommst mit Interessierten ins Gespräch und hilfst ihnen bei der Lösungsfindung. Jeder Teilnehmer erhält ein kleines Give-Away mit Firmenlogo (Notizblöcke oder Kugelschreiber) und du ziehst am Ende der Messe einen glücklichen Gewinner. Denke daran: Bei Messen und Aktionstagen kannst du dein Publikum vor allem dadurch begeistern, dass du es aktiv beteiligst.

10. Ein guter Gastgeber sein

Messetage sind auch für die Besucher anstrengend. Wenn du deinen Kunden Sitzgelegenheit und eine kleine Stärkung anbietest, werden sie vermutlich längere Zeit an deinem Stand verweilen und weniger bei der Konkurrenz – eine weitere gute Chance für dich, einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.

11. Gespräche führen: Interesse erkennen, Bedürfnisse herausfinden

Besucher kommen in erster Linie mit einem Informationsbedürfnis zur Messe. Messen sind gleichzeitig Orte, an denen sie mit Informationen überflutet werden. Die meisten Besucher wollen sich erst einmal orientieren und nicht direkt angesprochen werden.

Spreche Besucher daher erst an, wenn er Interesse signalisiert und stelle gezielte Fragen, um herauszufinden, wonach der Kunde sucht und inwieweit du dabei behilflich sein kannst.

12. Nachbearbeitung: Erfahrungen reflektieren

Nach der Messe noch einmal Revue passieren zu lassen, ist absolut empfehlenswert. Frage dich: Was ist bereits sehr gut gelaufen und was könnte noch verbessert werden? Wer die Eindrücke ähnlich wie beim Konzept festhält, kann später darauf zurückgreifen und bei der nächsten Messevorbereitung davon profitieren.

Sofern Anfragen zu Produkten oder Angeboten nicht direkt von der Messe aus bearbeitet wurden, beginne nach Messeende auch umgehend mit der Beantwortung von Kundenanfragen.

Wir wünschen viel Erfolg bei deinem nächsten Messeauftritt!

HAND-DRAUF-Redaktion

Von Werkzeug bis Unternehmensführung: Mit unseren Ratgebern wollen wir Handwerkern Antworten auf viele Fragen geben.

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