Inventur: Was müssen Betriebe beachten?

Ohne Wenn und Aber: Einmal im Jahr steht für alle bilanzpflichtigen Unternehmen die Inventur an. Wer die Bestandsaufnahme nicht ordnungsgemäß durchführt, muss mit Konsequenzen rechnen. Hier erfährst du, worauf du achten musst.

Für Handwerksbetriebe und ihre Angestellten ist die jährliche Inventur oftmals eine echte Belastungsprobe. Was zunächst relativ simpel klingt, kann sich im hektischen Betriebsalltag nämlich durchaus als Herausforderung herausstellen: Die Inventur musst du nicht nur zum richtigen Zeitpunkt, sondern auch nach strengen Vorgaben des Finanzamtes durchführen. 

Wird bei einer nachträglichen Betriebsprüfung durch das Finanzamt etwa festgestellt, dass die Bestandsaufnahme fehlerhaft war, drohen deinem Betrieb heftige Steuernachzahlungen. Für eine ordentliche Inventur ist deshalb vor allem eines wichtig: eine gute Vorbereitung! 

Betriebsprüfung? Wir haben die Antworten auf die wichtigsten Fragen hier zusammengefasst.

Was genau ist eine Inventur? 

Bei einer Inventur (auch: Bestandsaufnahme) werden alle Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens lückenlos aufgelistet. Bei einer sogenannten körperlichen Inventur, wie sie in Handwerksbetrieben üblich ist, musst du alle zum Unternehmen gehörenden Gegenstände zählen, messen und wiegen und in einer Inventarliste aufführen. 

Parallel zur körperlichen Inventur findet auch die Buchinventur statt. Hierbei werden alle nicht-körperlichen Gegenstände des Betriebs verzeichnet – das können beispielsweise das Bankguthaben, offene Forderungen an deine Kunden und auch laufende Kredite sein.

Ist mein Betrieb zur Inventur verpflichtet?

Ist dein Betrieb bilanzierungspflichtig, ist er grundsätzlich auch zur jährlichen Inventur verpflichtet. Das ist in der Regel dann der Fall, wenn dein jährlicher Umsatz 600.000 Euro oder dein Gewinn 60.000 Euro überschreitet. 

Als Freiberufler oder Unternehmen ohne Handelsregistereintrag bist du dagegen von der Bilanzierungspflicht befreit. Das bedeutet, dass du nicht zwingend eine Inventur machen musst. In diesem Fall solltest du eine freiwillige Inventur jedoch zumindest in Erwägung ziehen – so kannst du nämlich am Besten verstehen, wie es um deinen Betrieb am Ende des Tages wirklich steht. 

Wann muss die Inventur stattfinden? 

Die Inventur wird immer zum Ende eines Geschäftsjahres fällig. Für die meisten Betriebe fällt dieser Bilanzstichtag auf das Jahresende. Das bedeutet, dass die Inventur zum 31. Dezember erfolgen muss. Abhängig von der Art deines Betriebes und der generellen Auslastung zum Jahresende werden jedoch verschiedene Inventurverfahren akzeptiert.

• Stichtagsinventur: Die Stichtagsinventur erfolgt genau zum Bilanzstichtag und stellt das Unternehmen unter großen Zeitdruck – häufig muss der gesamte Betrieb komplett eingestellt werden, um die Inventur an nur einem Tag über die Bühne zu bringen.
• Zeitnahe Inventur: Unter bestimmten Voraussetzungen räumt das Finanzamt dir bei diesem Inventurverfahren einen Spielraum von zehn Tagen ein. Konkret heißt das, dass du die Bestandsaufnahme bis zu zehn Tage vor oder nach dem eigentlichen Bilanzstichtag durchführen darfst. So lässt sich die Inventur besser planen und mit dem Betriebsalltag vereinbaren.
• Permanente Inventur: Bei einer permanenten Inventur findet die Erfassung der Warenbestände und anderer Unternehmensgegenstände laufend statt – in einem Lagerbuch muss jeder Zu- und Abgang ordentlich festgehalten werden. Einmal jährlich muss jedoch auch bei diesem Verfahren eine körperliche Inventur stattfinden, bei der die Warenbestände gemessen, gewogen und gezählt werden.
• Verlegte Inventur: In Ausnahmefällen kann die Inventur auch zeitlich verlegt werden. Dein Betrieb kann die Bestandsaufnahme in diesem Fall um bis zu drei Monate vorverlegen oder verschieben. Das ist allerdings nur dann erlaubt, wenn du gewährleisten kannst, dass alle Veränderungen deines Inventars in diesem Zeitraum zuverlässig dokumentiert werden können. 

Fünf Tipps für eine erfolgreiche Inventur 

Egal, welches Inventurverfahren du in deinem Betrieb am Ende anwendest – mit diesen fünf Tipps bist du bestens vorbereitet:

1. Lege den Termin für die Inventur rechtzeitig fest. Entscheide frühzeitig, wann die Inventur stattfinden wird. Am besten eignen sich dafür ruhige Tage, an denen es in deinem Betrieb erfahrungsgemäß nicht viel zu tun gibt.
2. Ernenne einen Inventurleiter. Teile eine Person ein, die am Tag der Inventur dafür zuständig ist, dass alles nach Plan läuft. Damit stellst du sicher, dass du sofort erfährst, wo etwas unklar ist oder deine Hilfe gebraucht wird.
3. Hol dir einen Profi mit ins Boot. Vermeide grobe Fehler, indem du deinen Steuerberater bittest, schon während der Bestandsaufnahme vereinzelt Stichproben durchzuführen.
4. Unbedingt in Zweierteams arbeiten. Es hat sich bewährt, die Inventur in Zweierteams durchzuführen. Eine Person zählt, wiegt und misst, die andere trägt alles in die Inventarliste ein.
5. Stelle sicher, dass du nichts vergessen hast! Denke unbedingt auch an all diejenigen Warenbestände, die zu dem Zeitpunkt der Inventur etwa unterwegs oder ausgelagert sind.

Was passiert, wenn die Inventur fehlerhaft ist?

Stellt das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung fest, dass deine Bestandsaufnahme Fehler aufweist, kann das für dich kritisch werden. So könnte der Prüfer deine Inventur beispielsweise als nicht ordnungsgemäß einstufen. In den meisten Fällen hat das zur Folge, dass das Finanzamt Schätzungen zu deinem Inventar vornimmt und zum Teil heftige Steuernachzahlungen einfordert. Deshalb ist es umso wichtiger, dass du die Inventur mit der allergrößten Sorgfalt und Vorbereitung angehst.