Frühjahrsputz im Unternehmen

18. März 2015

Das Frühjahr ist traditionell die Zeit zum Entrümpeln. Im Haushalt meint dies den Keller, den Dachboden und die Küchenschublade. Im Unternehmen sollte hingegen nicht nur der Lappen geschwungen werden: Für die Optimierung und Neujustierung von internen Prozessen, dem Datenmanagement und der Unternehmensstrategie ist jetzt die beste Zeit.

Mehr als nur Staub wischen

In vielen Handwerksunternehmen ist es wie in der Natur: Während es in den Wintermonaten etwas ruhiger und behäbiger zugeht, nimmt die Geschäftigkeit im Frühling wieder Fahrt auf. Die neue Bausaison kündigt sich an und das bessere Wetter ruft Garten- und Landschaftsbauprojekte auf den Plan, kurzum: viele neue Aufträge trudeln ein.

Bis es zum Ende des ersten Quartals wieder so richtig losgeht, sollten Handwerker die ruhigere Zeit für einen ordentlichen Frühjahrsputz nutzen. Der Frühjahrsputz im Unternehmen ist eine gute Gelegenheit, um Bilanz zu ziehen, Altlasten auszumisten, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und die Unternehmensziele für das laufende Jahr festzulegen. Trotz des Zeitaufwands lohnt sich der Einsatz, denn der Frühjahrsputz macht den Betrieb fit für die neuen Herausforderungen in den kommenden Monaten.

Fünf wichtige Aufgaben für den Frühjahrsputz im Unternehmen

1. Arbeitsprozesse besser gestalten

Unnötige und komplizierte Geschäftsstrukturen sind nervig und führen bei allen Mitarbeitern zu Resignation. Nutze den Frühjahrsputz, um die Strukturen in deinem Betrieb zu prüfen und gegebenenfalls mal kräftig Staub zu wischen. Frage dich:

  • Gibt es gewohnte Prozesse, die nur noch aus Tradition gewahrt werden, den Arbeitsfluss aber eigentlich hemmen?
  • Hängt das Unternehmen an Kooperationen mit Lieferanten, Kunden und Partner-Unternehmen, die man zwar lieb gewonnen hat, die aber eigentlich gar nicht mehr sinnvoll sind?
  • Gibt es Strukturen – zum Beispiel aus bürokratischen Gründen –, die das Unternehmen lähmen?
  • Gibt es Entscheidungswege, die viel zu lang sind, und unnötige Wartezeiten erzeugen?

Eine Mitarbeiterbefragung kann zum Beispiel dabei helfen, um zu erfahren, warum es an bestimmten Punkten hakt. Darüber hinaus können Mitarbeiter ihre eigenen Ideen und Wünsche einbringen. Veränderungen mag niemand gern. Wenn du aber deine Mitarbeiter von Anfang an beim Veränderungsprozess beteiligst, musst du sie später nicht mehr überzeugen.

Übrigens lohnt es sich, als Unternehmer gerade in guten Zeiten Gedanken über die Strukturen in der Firma zu machen. Das Entrümpeln fällt dann viel leichter, als wenn der Betrieb bereits im Struktursumpf feststeckt.

2. Unternehmensziele überdenken

Der Frühjahrsputz im Unternehmen gibt Selbstständigen, Inhabern von Handwerksbetrieben, Team- und Abteilungsleitern eine gute Gelegenheit, über die Ziele des Betriebs in den kommenden Monaten nachzudenken.

  • Ist der Betrieb auf dem richtigen Weg?
  • Gibt es Geschäftsbereiche, auf die du dich stärker konzentrieren möchtest?
  • Welche Veränderungen am Markt sind für mein Business relevant?

Nutze die ersten Monate im Jahr, um dich auf Entwicklungen und Trends einzustimmen, und die Weichen für ein erfolgreiches Jahr zu stellen. Auch das Formulieren von Etappenzielen kann sinnvoll sein. Halte sie schriftlich fest und kontrolliere von Zeit zu Zeit, ob du auf dem richtigen Weg bist. So entwickelst du ein Gefühl für realistische Unternehmensziele.

3. Inventur: Werkstatt und Lager aufräumen

Wer Ordnung schaffen will, sollte sich zunächst einen Überblick verschaffen, welche Materialien, Zubehörteile und Werkzeuge er überhaupt aktuell hortet. Bei einer Inventur wird schnell klar, was da ist, was noch funktioniert und was nachbestellt bzw. ersetzt werden muss. Haben sich über das Jahr im Betrieb Gegenstände angesammelt, die du für deine Arbeit gar nicht benötigst, ist jetzt die geeignete Zeit, um sich zu trennen. Schaffe Platz für Neues.

Ebenso solltest du das Inventar zum Schaffen von Ordnung überprüfen: Regale, Boxen, Kästchen für Kleinteile sowie genügend Ordner und Schubladen sollten für die kommenden Monate vorhanden sein. Rollbare Regalsysteme mit Sichtlagerkästen sind besonders flexibel. Kleinteile wie Schrauben, Muttern, Nägel oder Dübel lagern mit ihnen stets griffbereit.

4. Virtuell aufräumen

Zugemüllte E-Mail-Konten, voller Desktop, Beschriftungs-Wirrwarr bei digitalen Dokumenten: In Betrieben sammeln sich gezwungenermaßen allerhand Daten an. Um den Überblick zu behalten, sollte diese regelmäßig gesichtet und geordnet werden. Der Frühjahrsputz im Unternehmen eignet sich bestens dafür. Sorge zum Beispiel dafür, dass jedes Dokument nur ein einziges Mal gespeichert wird und bei mehreren Versionen schließlich nur die finale Version. Eine einheitliche Betitelung, die auf den Inhalt des Dokuments schließen lassen, samt Datum der Erstellung gestalten Datenmengen übersichtlich. Führe zudem eine Datensicherung durch.

5. Muss auch sein: Putzen

Werkstatt und Büroflächen sollten nach dem Winter wieder auf Vordermann gebracht werden. Wenn du Räumlichkeiten für Kunden hast, solltest du sie jetzt wieder einladend gestalten. Staub wischen, Teppich reinigen und vieles mehr: Pflege- und Instandhaltungsmaßnahmen sind nicht nur aus optischen und hygienischen Gründen empfehlenswert, sondern erhalten den Wert der Immobilien bleibt.

Für den Einsatz in Industrie und Gewerbe eignen sich Reinigungstücher aus Mikrofasern, Viskosefasern oder Hightechfasern besonders gut. Die saugstarken und flusenfreien Mikrofasertücher können zum Beispiel ideal zum Polieren von Glas, Spiegel- und verchromten Stahloberflächen eingesetzt werden. Spezielle Reinigungsmittel erleichtern die Arbeit immens. Professionelle Produkte sind in der Regel umwelt-, material- und ressourcenschonend und in der Anwendung besonders wirksam. Weitere Helfe für den Frühjahrsputz im Unternehmen sind:

Ein Mann reinigt die Terrasse mit einem Hochdruckreiniger
Betriebe sollten keine herkömmlichen Reinigungsmittel und -geräte verwenden: Profi-Produkte sind besonders wirksam

Verantwortlichkeiten verteilen

Ähnlich wie beim Frühjahrsputz zu Hause löst auch betriebliche Aufräumaktionen keine Begeisterungsströme aus. Am besten regelst du Verantwortlichkeiten mit einem Aktionsplan, der alle Mitarbeiter, je nach Qualifikation, einbindet. So kann der Frühjahrsputz gleich zu einer Aktion werden, die das Gemeinschaftsgefühl im Unternehmen stärkt.

Führst du einen Frühjahrsputz im Betrieb durch? Teile deine Tipps, mit denen er nicht zum Chaos wird!

Isabelle

Handwerkern auf die Finger und über die Schulter schauen: Ich interessiere mich vor allem für spannende Geschichten aus der Praxis.

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