Frühjahrsputz im Unternehmen

Der Frühling kommt und mit ihm auch neuer Schwung in den Arbeitsalltag! Und vielleicht auch der ein oder andere Sonnenstrahl, der gnadenlos offenbart, dass nicht alle Ecken der Werkstatt den eigenen Sauberkeitsansprüchen gerecht werden. Im Handwerksbetrieb bedeutet Frühjahrsputz jedoch nicht nur, dass der Lappen geschwungen wird: Auch für eine gründliche Inventur und die Optimierung von Prozessen ist jetzt der richtige Zeitpunkt.

Diese Vorteile bringt der Frühjahrsputz

Einmal im Jahr wird alles auf den Kopf gestellt, geordnet, geputzt, gewaschen und gewienert – das ist seit Jahrhunderten Tradition in Deutschland. Der Zeitpunkt für dieses Großreinemachen ist seit jeher der Frühling. Dank der steigenden Temperaturen konnten nämlich früher Fenster und Türen endlich wieder geöffnet und der Dreck und Ruß der offenen Feuerstellen entfernt werden.

Das ist zum Glück Ruß von gestern, aber auch heutzutage bringt der große Frühjahrsputz viele Vorteile: Laut Studien fördert eine ordentliche Umgebung gewissenhaftes Verhalten und erhöht die Produktivität und Effizienz am Arbeitsplatz. Sogar das Putzen selbst kann sich positiv auf die Psyche auswirken. Mit unseren Tipps rund um den Frühjahrsputz bist du bestens gerüstet für die Herausforderungen der kommenden Monate.

Bevor es losgeht: Aufgaben verteilen

Ähnlich wie beim Frühjahrsputz zuhause, lösen auch betriebliche Aufräumaktionen in der Regel keine Begeisterungsstürme aus. Am besten regelst du Verantwortlichkeiten mit einem Aktionsplan, der alle Mitarbeiter einbindet. So kann der Frühjahrsputz gleich zu einer Aktion werden, die das Gemeinschaftsgefühl im Unternehmen stärkt.

Inventur: Werkstatt und Lager in Ordnung bringen

Verschaffe dir im ersten Schritt einen Überblick, welche Materialien, Zubehörteile und Werkzeuge sich aktuell überhaupt in deinem Betrieb befinden.

Bei einer Inventur wird schnell klar, was da ist, was noch funktioniert und was nachbestellt bzw. ersetzt werden muss. Haben sich über das Jahr Gegenstände angesammelt, die du für deine Arbeit gar nicht benötigst, ist jetzt die geeignete Zeit, sich davon zu trennen.

Sieht doch gleich viel ordentlicher aus, oder? Im nächsten Schritt kannst du dein System zum Erhalten der Ordnung überprüfen: Regale, Boxen, Stahlmagazine für Kleinteile sowie genügend Ordner und Schubladen sollten vorhanden sein. Rollbare Regalsysteme mit Sichtlagerkästen sind besonders flexibel. Mit ihnen lagerst du Kleinteile wie Schrauben, Muttern, Nägel oder Dübel immer griffbereit. Wie du am besten den Überblick über deine Werkzeuge und Materialien behältst, zeigen wir dir hier.

Im Kontrollgang den Sicherheitszustand des Betriebs überprüfen

Nutze die Zeit auch gleich für einen Betriebsrundgang und überprüfe, ob deine Werkstatt allen Sicherheits- und Brandschutzvorschriften entspricht. Beachte dabei vor allem die folgenden Punkte:

• Sicherheit: Sind alle Warnhinweise, Verbotstafeln etc. vorhanden und lesbar?
• Brandschutz: Sind alle Feuerlöscher vorhanden, Brandmelder einsatzbereit, Fluchtwege beschildert und Notausgänge unverstellt?
• Erste-Hilfe: Sind die vorgeschriebenen Verbandkästen vorhanden, nachgefüllt, unbeschädigt und sauber?
• Maschinen: Sind die Prüfplaketten, Sicherheitshinweise, Anzeigen und Typenschilder gut lesbar bzw. ablesbar? Gibt es Ölflecken, die auf mögliche Leckagen hindeuten?

Büro aufräumen und Datenchaos beseitigen

Ist die Werkstatt auf Vordermann gebracht, kommt als nächstes das Büro dran: Entsorge alle nicht mehr benötigten Dokumente und Akten. Beachte dabei jedoch immer die Aufbewahrungsfrist der jeweiligen Dokumente: Für Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und Rechnungen gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Für Angebote, Mahnungen, Auftragsbestätigungen oder Verträge gilt immer noch eine Frist von 6 Jahren.

Auch virtuell gibt es beim Frühjahrsputz einiges zu tun: Volle E-Mail-Konten, ein unübersichtlicher Desktop und Beschriftungs-Wirrwarr bei digitalen Dokumenten sind keine Seltenheit im hektischen Betriebsalltag. Stelle sicher, dass jedes Dokument nur ein einziges Mal gespeichert wird und bei mehreren Versionen nur die finale Version. Eine einheitliche Betitelung, die auf den Inhalt des Dokuments schließen lassen, samt Datum der Erstellung, gestalten Datenmengen übersichtlich. Führe zudem eine Datensicherung durch.

Putzen

Nun wird es Zeit für den klassisches Teil des Frühjahrsputzes. Wenn du Räumlichkeiten für Kunden hast, solltest du sie jetzt wieder einladend gestalten. Staub wischen, Teppich reinigen und vieles mehr: Solche Pflege- und Instandhaltungsmaßnahmen sind nicht nur aus optischen und hygienischen Gründen empfehlenswert, sondern erhalten auch den Wert der Immobilie.

Für den Einsatz in Industrie und Gewerbe eignen sich Reinigungstücher aus Mikrofasern, Viskosefasern oder Hightechfasern besonders gut. Spezielle Reinigungsmittel erleichtern die Arbeit immens. Professionelle Produkte sind in der Regel umwelt-, material- und ressourcenschonend und in der Anwendung besonders wirksam. Weitere Helfer für den Frühjahrsputz im Unternehmen sind:

• Eimer, Körbe und Tonnen
• Reinigungsmaschinen und -geräte
• Müll- und Kunststoffbeutel
• Bürsten

Arbeitsprozesse optimieren und Ziele überdenken

Am frisch geputzten Schreibtisch denkt es sich besser: Deshalb wird es jetzt Zeit, auch verstaubte Prozesse und Denkweisen im Betrieb auf Vordermann zu bringen. Frage dich:

• Gibt es gewohnte Prozesse, die nur noch aus Tradition gewahrt werden, den Arbeitsfluss aber eigentlich hemmen?
• Hängt das Unternehmen an Kooperationen mit Lieferanten, Kunden und Partner-Unternehmen, die man zwar lieb gewonnen hat, aber eigentlich keinen Mehrwert bringen?
• Gibt es Strukturen – zum Beispiel aus bürokratischen Gründen –, die das Unternehmen lähmen?
• Gibt es Entscheidungswege, die viel zu lang sind, und unnötige Wartezeiten erzeugen?

Hier kannst du auch deine Mitarbeiter einbeziehen und sie fragen, an welchen Punkten es hakt und welche Wünsche und Ideen sie einbringen möchten. Veränderungen stoßen nicht immer auf offene Ohren. Wenn du aber deine Mitarbeiter von Anfang an am Veränderungsprozess beteiligst, musst du sie später nicht mehr mühsam überzeugen.

Für Betriebsinhaber ist jetzt auch eine gute Gelegenheit, um über die mittel- und längerfristigen Ziele des Unternehmens nachzudenken.

• Ist dein Betrieb auf dem richtigen Weg?
• Gibt es Geschäftsbereiche, auf die du dich stärker konzentrieren möchtest?
• Welche Veränderungen am Markt sind für dein Business relevant?

Auch das Formulieren von Etappenzielen kann sinnvoll sein. Halte sie schriftlich fest und kontrolliere von Zeit zu Zeit, ob du auf dem richtigen Weg bist. So entwickelst du ein Gefühl für realistische Unternehmensziele.