Firmenwagen und Fahrtenbuch

24. April 2018

Ein Fahrtenbuch zu führen ist, ohne Frage, eher lästig und zeitaufwendig. Handwerker, die mit dem Dienstwagen unterwegs sind und diesen auch privat nutzen, können sich damit aber deutliche steuerliche Vorteile verschaffen. Langfristig gesehen lohnt sich die Mühe also definitiv. Was dabei im Detail beachtet werden muss, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.

Nachweis gegenüber dem Finanzamt

Die Nutzung des PKWs verursacht Kosten, die bei der jährlichen Steuererklärung geltend gemacht werden können. Die Funktion eines Fahrtenbuchs ist dabei das Dokumentieren der verschiedenen Fahrten in Hinblick auf die zurückgelegten Kilometer und den Zweck der Fahrt. So kann genau nachvollzogen werden, wie hoch der private Nutzungsanteil ist und wie hoch der berufliche. Für den Steuerpflichtigen ist das ein klarer Vorteil, weil das Finanzamt diesen bei fehlendem Nachweis schätzt und von einer höheren privaten Nutzung ausgeht als dies wahrscheinlich der Fall ist. Wer das vermeiden möchte, der sollte alle drei Monate einen Nachweis einreichen aus dem hervorgeht, dass das Fahrzeug zu mindestens 50 % betrieblich genutzt wurde. Ist dieser Nachweis ordnungsgemäß und fehlerfrei geführt, muss er vom Finanzamt akzeptiert werden und wirkt sich zu Gunsten des Steuerzahlers aus.

Lohnt sich die 1%-Regel?

Eine Alternative zum Führen des Fahrtenbuchs ist die Nutzung der 1 %-Regelung. Diese erfasst den Listenpreis des genutzten Autos und zieht monatlich ein Prozent dieses Werts als geldwerten Vorteil für Privatfahrten heran. Das spart Zeit und Nerven, fällt aber in der Regel finanziell nachteilig für den Steuerzahler aus. Die Entscheidung ob ein Fahrtenbuch oder die 1 %-Regelung für die Berechnung herangezogen wird, ist für ein Jahr bindend und kann nicht im laufenden Jahr verändert werden. Die Methode ist außerdem nur dann zulässig, wenn das Auto sicher zu mindesten 50 % beruflich genutzt wird.

Was muss im Fahrtenbuch stehen?

Was genau in einem Fahrtenbuch festgehalten werden muss, lässt sich in der Lohnsteuerrichtlinie LstR 2015 R 8.1 Absatz 9 Nr. 2 nachlesen. Unterschieden wird grundsätzlich zwischen Dienstfahrten, Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Bei der Dokumentation von beruflichen Fahrten müssen jeweils das aktuelle Datum sowie der Kilometerstand vor und nach der Fahrt festgehalten werden. Es wird außerdem notiert, wo die Route beginnt und endet und welchen Zweck sie dabei erfüllt. Auch die Angabe vom Namen des Geschäftspartners oder Kunden kann diesen Zweck erfüllen.
Bei der Erfassung von Privatfahrten reicht in der Regel nur die Angabe des Kilometerstands vor und nach der Fahrt. Bei den Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt nur ein kurzer Vermerk, wie „W – A“ (Wohnung – Arbeitsstätte). Damit das Fahrtenbuch beim Finanzamt akzeptiert wird, sollten die Eintragungen außerdem zeitnah und chronologisch erfolgen. Nachträgliche Änderungen oder rückwirkendes Ausfüllen machen das Dokument damit ungültig. Sie sollten außerdem gut verständlich sein und keine Widersprüche aufweisen. Eine detailliertere Aufstellung findest du in diesem Artikel zum Thema Fahrtenbuch richtig führen.

Die Qual der Wahl – digital oder auf Papier?

Wer sich dazu entschließt ein Fahrtenbuch zu führen, kann sich dabei zwischen zwei verschiedenen Varianten entscheiden:

Das klassische Fahrtenbuch auf Papier

Wer es altmodisch mag, greift auf die klassische Variante auf Papier zurück. Dabei   ist es wichtig, dies in einer gebundenen oder in sich geschlossenen Form zu tun und nicht etwa auf losen Blättern. Im Fachhandel gibt es entsprechende Artikel in Heftform. Diese beinhalten oft Tabellen mit entsprechenden Spalten für Datum, Fahrzeit, Route, Name des Fahrers, Art des Kraftstoffs und Kilometerstand. Eine offizielle Vorlage dafür existiert allerdings nicht. Der Fahrer kann dann handschriftlich die Daten zu der aktuellen Fahrt eintragen und gegebenenfalls Belege hinzufügen, wenn diese dem Finanzamt vorgelegt werden. Das können beispielsweise Rechnungen einer Werkstatt mit Angabe über den aktuellen Kilometerstand oder Tankbelege sein.

Das elektronische Fahrtenbuch

Als Alternative zu handschriftlichen Fahrtenbüchern existieren mittlerweile Apps für das Smartphone, in denen Nutzer ihre Angaben digital erfassen können. Wer sich für ein elektronisches Fahrtenbuch entscheidet, sollte aber die strengen Voraussetzungen kennen, die für eine Anerkennung gegeben sein müssen. Hier ist ausschlaggebend, dass eine nachträgliche Änderung der Daten technisch ausgeschlossen ist. Entsprechende Produkte geben daher oft den Hinweis „entspricht den Anforderungen von § 8 Abs. 2 Satz 4 EStGan. Dann kann davon ausgegangen werden, dass eine nachfolgende Änderung ohne entsprechende Kennzeichnung nicht möglich ist und die App daher ohne Probleme genutzt werden kann. Für private Statistiken können ebenfalls Excel-Tabellen genutzt werden. Diese werden allerdings nicht vom Finanzamt akzeptiert, da sie veränderbar sind. Sie müssten dann also zeitnah in eine gültige Form der Dokumentation übertragen werden.

Fazit

Ob in der App oder auf Papier, wichtig ist, dass die Aufzeichnungen übersichtlich bzw. verständlich sind und mit den Belegen übereinstimmen. Existieren beispielsweise Eintragungen über eine Fahrt von Dortmund nach Düsseldorf, aber es werden Quittungen einer Tankstelle in Köln beigelegt, könnte das den Finanzbeamten misstrauisch machen.  Dann droht schlimmstenfalls ein Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung oder aber statt der Anerkennung des Fahrtenbuchs wird die 1%-Regelung angewendet. Wer aber gewissenhaft und ordnungsgemäß vorgeht, kann durch die Anwendung eines Fahrtenbuchs bares Geld sparen.

Wir wünschen unseren Lesern eine gute und sichere Fahrt!

Isabelle

Handwerkern auf die Finger und über die Schulter schauen: Ich interessiere mich vor allem für spannende Geschichten aus der Praxis.

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