Betriebsprüfung: Auf was du als Unternehmer*in achten solltest

13. April 2022

Steht eine Betriebsprüfung deines Betriebs durch das Finanzamt bevor, klingt das zunächst schlimmer als es tatsächlich ist. Wir verraten, was auf dich bei der Prüfung zukommt und worauf es bei der Vorbereitung ankommt.

In der Regel trifft eine Betriebsprüfung größere Unternehmen. Denn: Je größer der Betrieb, desto höher ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass in der Buchhaltung Fehler vorkommen. Deutlich macht dies auch der Blick auf die Prüfungsquote im Jahr 2020. Sie beträgt ausgehend von allen in Deutschland erfassten Unternehmen lediglich 1,8 Prozent, bei Großunternehmen betrug die Quote bereits 17,4 Prozent.

Grundsätzlich gilt aber: Jedem Handwerksunternehmen kann eine Betriebsprüfung bevorstehen. Ob und wann das ein Unternehmen trifft, entscheidet jedoch nicht das Prinzip Zufall. Stattdessen können auffällige Ungenauigkeiten oder Fehler in der Steuererklärung  oder unerklärliche Abweichungen von den üblichen Branchenwerten Anlass sein, dass das Finanzamt hellhörig wird und eine Betriebsprüfung vornimmt. Mit der richtigen Vorbereitung besteht aber auch dann wenig Grund zur Sorge.

 

1. Was ist eine Betriebsprüfung?

Eine Betriebsprüfung, auch Außenprüfung genannt, dient der Überprüfung steuerlicher Sachverhalte. Durchgeführt wird sie vom Finanzamt und den zuständigen Betriebsprüfungsstellen. Und jede*r Unternehmer*in ist gesetzlich verpflichtet, eine solche Außenprüfung zu dulden und aktiv daran mitzuwirken. Unabhängig vom Finanzamt kann unter anderem auch die Rentenversicherung eine Betriebspüfung vornehmen. Im Fokus der Prüfung steht dann die korrekte Abführung der Mitarbeiterbeiträge zur Rentenversicherung sowie die Prüfung zur Unfallversicherung. Auch möglich ist eine Außenprüfung durch zum Beispiel die Bundeszollverwaltung.

2. Wann muss mit einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt gerechnet werden?

Theoretisch kann jederzeit ein Bescheid über eine Betriebsprüfung samt Termin in deinem Betrieb eingehen. Vorausgesetzt ist aber, dass es Auffälligkeiten gibt. Der Prüftermin wird dabei mit einer Vorlaufzeit von zwei bis vier Wochen angekündigt. Der Prüfungszeitraum bei kleineren Unternehmen umfasst dann in der Regel maximal drei zusammenhängende Steuerzyklen. Besteht von Seiten des Finanzamtes Verdacht auf eine Steuerstraftat, kann der Zeitraum länger sein.

 

3. Ist es möglich, den Prüfungstermin zu verschieben?

Nur zwei Wochen Vorlaufzeit bis zum staatlichen Blick in die eigene Buchhaltung – das kann mitunter sehr kurzfristig erscheinen. Trotzdem gilt: Eine Verschiebung des Prüfungstermins ist nur möglich, wenn ein triftiger Grund wie etwa Krankheit oder eine wichtige Dienstreise vorliegt. Generell ist zu empfehlen, sich bereits vor dem Termin der Außenprüfung sehr kooperativ zu zeigen und den Termin möglichst zu bestätigen.

 

4. Was sollte vor dem Termin mit der Betriebsprüfungsstelle geklärt werden?

Der Termin einer Betriebsprüfung wird postalisch mitgeteilt. Zuvor kann eine Außenprüfung telefonisch angekündigt werden. Wichtig bei einer solchen telefonischen Ankündigung ist, dass du den Namen des*der Ansprechpartner*in sowie die Telefonnummer für Rückfragen notierst. Grundsätzlich ist vor dem Termin zu klären, wo die Prüfung stattfindet. In der Regel findet sie direkt vor Ort im Unternehmen statt, in Ausnahmefällen kann sie aber auch im Finanzamt oder in den Räumlichkeiten des*der Steuerberater*in stattfinden. Der*die Prüfer*in entscheidet außerdem, in welcher Form die Unterlagen zum Termin vorliegen müssen. Auch dies ist vor dem Termin zu klären. Generell sollte die schriftliche Prüfungsanordnung vom Finanzamt Antworten auf die folgenden Informationen beinhalten:

  • Was soll konkret geprüft werden? (Steuerarten, Prämien und Zulagen)
  • Welche Zeiträume sollen geprüft werden?
  • Rechtsgrundlagen
  • Rechte und Pflichten den Steuerpflichtigen

5. Checkliste für den Termin der Betriebsprüfung

Als Vorbereitung auf den Termin müssen alle relevanten buchhalterischen Belege gesammelt vorliegen, die für den Prüfungszeitraum relevant sind. Gemäß der Prüfungsanordnung sind dies:

Aufgaben Prüfungsunterlagen
Bilanzen, Einnahmen und Ausgaben, Kontenübersichten Jahresabschlüsse
  Übersicht aller Einnahmen und Ausgaben
  Übersicht über Sach-, Personen- und Lohnkonten
  Kontoauszüge und Buchungsbelege
  Kassenbücher
  Übersicht über das Anlagevermögen
  Inventurlisten
Nachweise für Betriebsausgaben und Einlagen Rechnungen
  Spendenbelege
  Reisekostenabrechnungen und Bewirtungsbelege
  Steuerfreie Leistungen
  Fahrtenbuch
  Übersicht über Telefonkosten
  Gesellschaftsverträge (ggf. Handelsregisterauszüge) und sämtliche Änderungsverträge
Firmenrelevante Verträge Anstellungsverträge
  Kauf- bzw. Mietverträge
Nachweise für Steuerminderung z. B. Garantierückstellungen oder Teilwertabschreibungen

 

Nicht überprüft werden in der Regel private Konten. Lediglich im Falle einer GmbH kann es sein, dass diese offengelegt werden müssen. Sollte der*die Prüfer*in jedoch ein Strafverfahren gegen dein Unternehmen einleiten, bist du dazu verpflichtet, den Einblick in deine privaten Konten zu gewähren.

 

Wie bereits erwähnt, ist eine Kooperation mit dem*der Prüfer*in enorm wichtig. Daher gilt: Beantworte alle Fragen stets vollständig und eindeutig. Werden in den Steuerunterlagen Fehler entdeckt und die Beweise liegen auf dem Tisch, dann ist es ratsam, diese zuzugeben.

 

6. Die Schlussbesprechung: Möglichkeit für Einwände und Stellungnahmen

Nach Abschluss der Steuerprüfung findet eine Schlussbesprechung statt, um Ungereimtheiten zu überprüfen. Hier sollte es dein Ziel sein, eine akzeptable Einigung mit dem Finanzamt anzustreben und zu erzielen. Letztendlich versucht auch das Finanzamt in dieser Schlussbesprechung, Einigkeit über das Ergebnis zu erzielen und ist dementsprechend zu Zugeständnissen zu bewegen.

 

 

HAND-DRAUF-Redaktion

Von Werkzeug bis Unternehmensführung: Mit unseren Ratgebern wollen wir Handwerker*innen Antworten auf viele Fragen geben.

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