Betriebsprüfung: Das kommt auf dich zu

5. Mai 2015

Für die meisten Betriebe gehören Betriebsprüfungen zu den unangenehmen Pflichten im Unternehmensalltag. Kaum einer, der beim staatlichen Blick in die eigene Buchhaltung nicht nervös wird. Nicht verwunderlich, dass viele Betriebe die Steuerprüfung so schnell wie möglich hinter sich bringen möchten. Damit dies gelingt, ist eine gezielte Vorarbeit gefragt.

Dieser Artikel gibt Antworten auf die elf wichtigsten Fragen rund um die Betriebsprüfung. Die Checkliste unterstützt darüber hinaus bei der Vorbereitung des Prüfungstermins, damit der Betriebsprüfung durch das Finanzamt gelassen entgegengesehen werden kann.

1. Was ist eine Betriebsprüfung?

Jeder Unternehmer unterliegt der gesetzlichen Pflicht, eine Betriebsprüfung zu dulden und aktiv daran mitzuwirken. Dies gilt für die Steuerprüfung von Kleinunternehmen und Freiberuflern gleichermaßen wie für Großunternehmen. Eine Betriebsprüfung wird auch als Außenprüfung bezeichnet und dient der gesamten Überprüfung steuerlicher Sachverhalte durch beauftragte Personen des zuständigen Finanzamtes.

2. Welche Arten von Betriebsprüfungen gibt es?

Neben den Steuerprüfungen durch das Finanzamt müssen sich Unternehmer auf Betriebsführungen von Sozialversicherungsträgern einstellen:

Prüforgan: Zeitraum der Außenprüfung: Was wird geprüft?
Finanzamt Nach Bedarf und Prüfungsanordnung steuerliche Sachverhalte
Deutscher Rentenversicherungsbund Alle vier Jahre Korrekte Abführung der Mitarbeiterbeiträge zur Rentenversicherung
Landesversicherungsanstalt Alle vier Jahre Korrekte Abführung der Mitarbeiterbeiträge zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung
Stimmigkeit der Beiträge, Meldungen und Lohnunterlagen

Der nun folgende Artikel beschäftigt sich näher mit der Betriebsprüfung durch das Finanzamt.

3. Wann muss mit einer Betriebsprüfung gerechnet werden?

Am Besten rechnet man immer mit einer Betriebsprüfung, denn das Finanzamt kann praktisch zu jeder Zeit einen Termin für eine Steuerprüfung festlegen. Allerdings muss der Prüftermin mit ausreichender Vorlaufzeit angekündigt werden. Diese liegt in der Regel bei zwei Wochen bzw. vier Wochen bei Großbetrieben.

Eine Steuerprüfung bedeutet jedoch nicht, dass von Seiten des Finanzamtes auch ein Verdacht gegen den jeweiligen Betrieb vorliegen muss. Stellen die Beamten ungewöhnliche Zahlungen oder Unregelmäßigkeiten fest, sind die Chancen für eine Überprüfung jedoch höher. Auffälligkeiten im Sinne des Finanzamtes wären zum Beispiel ein hoher Lebensstil bei einem Unternehmen mit eher geringeren Einnahmen, stark schwankende Umsätze oder Vermögenswerte, die nicht durch Einnahmen erklärt werden können.

Bei Großbetrieben nimmt das Finanzamt grundsätzlich lückenlose Betriebsprüfungen vor, um eine unterbrechungsfreie Darlegung aller Veranlagungszeiträume zu erlangen. Für alle anderen Betriebe und Kleinunternehmen ist ein Prüfungszeitraum von maximal drei zusammenhängenden Steuerzyklen angedacht. Der Prüfungszeitraum kann sich aber auch verlängern, wenn sich Besteuerungsgrundlagen ändern oder der Verdacht einer Steuerstraftat besteht.

Besteht die Absicht des Finanzamtes, den üblichen Zeitraum der Betriebsprüfung zu verlängern oder deren Häufigkeit auszuweiten, sollte umgehend reagiert und der Steuerberater informiert werden. Laut dem statistischen Bericht des Bundesfinanzministeriums für die steuerliche Betriebsprüfung 2015 lag die Prüfungsquote bei 2,4 Prozent aller erfassten Unternehmen.

4. Kann die Betriebsprüfung verschoben werden?

Ist der Unternehmer, sein Steuerberater oder ein Mitarbeiter, dessen Auskünfte benötigt werden, erkrankt, kann ein Steuerprüfungstermin verschoben werden. Auch eine wichtige Dienstreise oder ein gebuchter Urlaub können Grund für eine terminliche Verlegung sein. Entscheidend ist, dass es sich um eine wirklich triftige Begründung handelt. Generell sollte Kooperation bei der Terminvergabe gezeigt werden, um das Klima von Anfang an zu entspannen.

5. Was sollte beim Erstkontakt geklärt werden?

Eine relevante Frage ist, wer die Prüfung durchführen wird. Insbesondere dann, wenn die Prüfung zunächst telefonisch angekündigt wird, sollte der Name des Ansprechpartners und dessen Telefonnummer notiert werden. Dennoch wird eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt immer schriftlich mitgeteilt – ganz unabhängig von etwaigen zusätzlichen Telefonankündigungen.

Wo die Prüfung stattfinden soll, ist ebenfalls wichtig zu wissen. Grundsätzlich ist der Ort für die Betriebsprüfung das zu prüfende Unternehmen. Nur in Ausnahmefällen, wenn kein Platz für den Prüfer vorhanden ist, kann die Prüfung im Finanzamt oder beim Steuerberater stattfinden. Auch bei der Betriebsprüfung von Kleinstunternehmen oder der Steuerprüfung von Freiberuflern wird dies häufig so gehandhabt. Bei Großunternehmen wirkt es jedoch vertrauensvoller, wenn der Prüfer im Betrieb einen Platz erhält. Für ihn besteht so die Möglichkeit, sich einen umfassenden Eindruck vom Unternehmen zu machen.

Wie die Daten zur Verfügung gestellt werden sollen, variiert bei den jeweiligen Prüfern und sollte abgefragt werden. Bis zum Prüfungstermin sollte der gewünschte Datenzugriff für den Prüfer jedoch ermöglicht worden sein.

6. Was muss für die Betriebsprüfung vorbereitet werden?

Steht der Termin für die Betriebsprüfung fest, sollten die notwendigen Vorbereitungen umgehend getroffen werden. Je nach gewünschtem Prüfungszeitraum sollten vor der eigentlichen Betriebsprüfung alle relevanten buchhalterischen Belege bereitgelegt werden. Zusammengestellt sollten Belege zu jeder Zeit sein, was zur unternehmerischen Pflicht zur Führung der Bücher zählt.

Zu den steuerrelevanten Belegen gehören sämtliche Ausgangsrechnungen, Belege über Betriebsausgaben, Kontoauszüge und das Fahrtenbuch der jeweiligen Prüfungszeiträume. Bei den Ausgaben muss erkennbar sein, dass es sich um tatsächliche Betriebsausgaben gehandelt hat. Andernfalls besteht das Risiko, dass sie aberkannt werden.

Zudem muss die ordnungsgemäße Gewinnermittlung dargelegt werden. Für Betriebsprüfungen von Kleinunternehmen oder Steuerprüfungen von Freiberuflern genügt im Normalfall eine Einnahmeüberschussrechnung, wohingegen Großunternehmen die Bilanzierungspflicht erfüllen müssen.
Bestenfalls werden direkt alle Unterlagen vorgelegt, die für den Prüfungszeitraum relevant sind.

Wer Unterlagen zurückhält, erzeugt Misstrauen. Wer hingegen bereits zu Anfang alles offenlegt, vermittelt einen ehrlichen Eindruck. Betriebsprüfer haben ggf. einen Spielraum bei der Einschätzung von Sachverhalten, was bei unterschlagenen Belegen negativ ausgehen kann.

Checkliste für die Betriebsprüfung: Gemäß der Prüfungsanordnung sollten folgende Unterlagen bereitgelegt werden:

Aufgaben Prüfungsunterlagen
Bilanzen, Einnahmen und Ausgaben, Kontenübersichten Jahresabschlüsse
Übersicht aller Einnahmen und Ausgaben
Übersicht über Sach-, Personen- und Lohnkonten
Kontoauszüge und Buchungsbelege
Kassenbücher
Übersicht über das Anlagevermögen
Inventurlisten
Nachweise für Betriebsausgaben und Einlagen Rechnungen
Spendenbelege
Reisekostenabrechnungen und Bewirtungsbelege
Steuerfreie Leistungen
Fahrtenbuch
Übersicht über Telefonkosten
Gesellschaftsverträge (ggf. Handelsregisterauszüge) und sämtliche Änderungsverträge
Firmenrelevante Verträge Anstellungsverträge
Kauf- bzw. Mietverträge
Nachweise für Steuerminderung z. B. Garantierückstellungen oder Teilwertabschreibungen

7. Was sollte die schriftliche Prüfungsanordnung enthalten?

Die schriftliche Prüfungsanordnung vom Finanzamt sollte Antworten auf die folgenden Informationen beinhalten:

    • Was soll konkret geprüft werden? (Steuerarten, Prämien und Zulagen)
    • Welche Zeiträume sollen geprüft werden?
    • Rechtsgrundlagen
    • Rechte und Pflichten den Steuerpflichtigen

Es kommt vor, dass der Prüfungsanordnung bereits ein Fragebogen beiliegt, der nach betriebswirtschaftlichen Kennzahlen fragt. Die Fragen sollten nur dann direkt beantwortet werden, sofern der Aussagegehalt sicher ist. Bei nicht korrekten Angaben können nämlich Zuschätzungen zum Gewinn und Umsatz und ein Verfahren wegen Steuerhinterziehung drohen. Für alle Fragen, die unbeantwortet geblieben sind, kann der Prüfer darum gebeten werden, den Sachverhalt beim Ortstermin mit dem Steuerberater zu klären.

8. Muss ein Unternehmer seine privaten Konten offenlegen?

Bei einer Betriebsprüfung werden grundsätzlich die geschäftlichen Konten unter die Lupe genommen. Allerdings gibt es auch Ausnahmen. Im Falle einer GmbH kann gleichwohl das Privatkonto zur Überprüfung herangezogen werden, wenn sich Unregelmäßigkeiten in den Geschäftsunterlagen abbilden.

Wer für den Normalfall auf der sichereren Seite sein möchte, trennt Privatkonto und Geschäftskonto voneinander. Ansonsten kann ein Prüfer sich auch die privaten Geldströme anschauen. Leitet ein Steuerprüfer ein Strafverfahren aufgrund von Unregelmäßigkeiten gegen ein Unternehmen ein, besteht ebenfalls die Verpflichtung, die privaten Konten offen zu legen.

9. Müssen alle Fragen beantwortet werden?

Alle Fragen eines Prüfers müssen vollständig und eindeutig beantwortet werden. Dies geschieht aber auch im Interesse eines Unternehmers, zur Aufklärung eines unklaren Sachverhalts beizutragen. Mit einer einleuchtenden Erklärung können beispielsweise Ausgaben begründet und unter Umständen steuerliche Nachzahlungen abgewendet oder minimiert werden. Sind am Schluss noch Punkte offen, sollten diese gemeinsam mit dem Prüfer und dem Steuerberater im Abschlussgespräch geklärt werden.

Kommt es hinterher dennoch zu Änderungen von Steuerbescheiden, besteht das Recht auf die Erhebung eines Einspruchs, der schriftlich erfolgen sollte. Wird dem Einspruch nicht stattgegeben, bleibt noch die Möglichkeit, gerichtlich gegen den Bescheid vorzugehen. Ein solches Verfahren ist jedoch langwierig – mehrere Jahre sind hierbei keine Seltenheit. Auch die Kosten sind nicht zu unterschätzen. Daher empfiehlt es sich insbesondere für Kleinunternehmer und Freiberufler, eine akzeptable Einigung mit dem Finanzamt anzustreben und zu erzielen.

10. Wie soll reagiert werden, wenn der Prüfer Fehler entdeckt?

Wird ein Prüfer bei der Betriebsprüfung fündig, ist es am Besten zuzugeben, dass ein Fehler unterlaufen ist. Abstreiten nützt sowieso nichts, denn die Beweise liegen ja bereits auf dem Tisch. Das unumwundene Zugeben birgt zudem den Vorteil, dass es nicht so wirkt, als wolle getrickst werden.

Betriebsprüfer des Finanzamtes nutzen selbst gerne mal Tricks, um Unternehmer aus der Reserve zu locken und möglichen Ungereimtheiten auf die Spur zu kommen. So kann beispielsweise ein harmloser Small Talk über private Hobbys oder die Familie dem geübten Beamten Hinweise darauf geben, ob der Lebensstil des Unternehmers und die Einnahmen des Betriebes zusammenpassen.

Betriebsprüfungen sind nicht der richtige Moment, um Privates auszuplaudern. Es ist ratsamer, freundlich und sachlich zu bleiben und dem Steuerberater das Reden zu überlassen.

11. Welche Möglichkeiten bietet die Betriebsprüfung Schlussbesprechung?

Jeder Steuerprüfer obliegt der Anordnung, den überprüften Unternehmer in einer rechtzeitig angekündigten Schlussbesprechung über das Ergebnis der Betriebsprüfung zu informieren. Dabei können etwaige Beanstandungen und Stellungnahmen seitens des Unternehmens geäußert werden. Wird ein Verzicht auf die Schlussbesprechung ausgesprochen, kann diese auch unterlassen werden.

HAND-DRAUF-Redaktion

Von Werkzeug bis Unternehmensführung: Mit unseren Ratgebern wollen wir Handwerkern Antworten auf viele Fragen geben.

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